Jak si mohu vybrat nejlepší vzdělávací aktivity v oblasti řízení času?
Jednou z výzev pro manažera na pracovišti je zlepšení výkonu zaměstnanců. Školicí aktivity v oblasti řízení času mohou pomoci manažerovi zvýšit produktivitu tím, že učí zaměstnance, jak lépe řídit pracovní čas a zabránit ztrátě času v důsledku rozptylování, nepodstatných činností a dalších běžných problémů na pracovišti. Druhou stránkou mince je však to, že školicí aktivity v oblasti řízení času by měly učit zaměstnance, jak si dělat přestávky, aby se zabránilo vyhoření nebo přetížení. Školení může zahrnovat několik činností zaměřených na rozpoznávání problémových oblastí a změnu chování, aby se zabránilo opakování problémů.
Prvním a možná nejdůležitějším ze všech školení v oblasti řízení času, který by měl manažer představit svým zaměstnancům, je činnost časového souhrnu. Během této činnosti vyplní každý zaměstnanec mřížku stanovenou na osm až deset hodin pracovního dne. Zaměstnanec vytvoří seznam všech činností, které podnikl, během každého hodinového bloku předchozího pracovního dne. Měly by být uvedeny všechny činnosti související s prací i nesouvisející činnosti a zaměstnanci by měli mít beztrestnost, aby mohli list vyplňovat čestně. To každému zaměstnanci poskytne představu o tom, kdy jeho nejproduktivnější časy byly během dne, kdy byly nejméně produktivní časy a v jakých oblastech byl čas promarněn.
Mezi další aktivity v oblasti řízení času patří experimentální plánování. To znamená, že každý zaměstnanec bude analyzovat, kdy je nejvíce a nejméně produktivní, a naplánovat svůj den kolem těchto časů. Obtížné úkoly, které vyžadují koncentraci, by měly být prováděny v době vysoké produktivity a meniální úkoly by měly být prováděny v době nízké produktivity. Pokud zaměstnanec nevykazuje žádné trendy, měl by se experimentovat s tím nejobtížnější úkoly nebo nejméně ty žádoucí jako první věc po ránu, protože to zajistí úkol dostane dokončena a zaměstnanec je méně stresu a více zaměřený pro zbytek dne.
Stanovení cílů je jednou z více přehlížených školení v oblasti řízení času, protože cíle se často nezdají přímo spojeny s řízením času. Zaměstnanci, kteří si stanovují cíle pro sebe, však budou mít jasná měřítka pro úspěch nebo neúspěch a budou s větší pravděpodobností moudře využívat svůj čas k dosažení těchto cílů. Součástí stanovení cílů je vyloučení činností, které nejsou důležité, nebo delegování činností, které nemusí nutně provádět daný zaměstnanec. Tím je zajištěno, že zaměstnanec má dostatek času věnovat se dosažení cílů, spíše než dělat rušnou práci.