Wie wähle ich die besten Zeitmanagement-Trainingsaktivitäten aus?
Eine der Herausforderungen für einen Manager am Arbeitsplatz ist die Verbesserung der Mitarbeiterleistung. Zeitmanagement-Schulungsaktivitäten können einem Manager dabei helfen, die Produktivität zu steigern, indem sie den Mitarbeitern zeigen, wie sie die Arbeitszeit besser verwalten und Zeitverluste aufgrund von Ablenkungen, unnötigen Aktivitäten und anderen häufigen Problemen am Arbeitsplatz vermeiden können. Die andere Seite der Medaille ist jedoch, dass die Mitarbeiter durch Zeitmanagement-Schulungen lernen sollten, wie man Pausen einlegt, um Burnout oder Überlastung zu vermeiden. Eine Schulungseinheit kann mehrere Aktivitäten umfassen, die darauf abzielen, Problembereiche zu erkennen und Verhaltensweisen zu ändern, um zu verhindern, dass die Probleme erneut auftreten.
Die erste und vielleicht wichtigste Zeitmanagement-Schulungsaktivität, die ein Manager seinen Mitarbeitern präsentieren sollte, ist die Zeitzusammenfassungsaktivität. Während dieser Aktivität füllt jeder Mitarbeiter ein Raster aus, das auf die acht bis zehn Stunden eines Arbeitstages ausgelegt ist. Der Mitarbeiter erstellt eine Liste aller Aktivitäten, die er am vorherigen Arbeitstag in jedem Stundenblock ausgeführt hat. Alle arbeitsbezogenen Aktivitäten sowie nicht damit zusammenhängende Aktivitäten sollten aufgelistet werden, und die Mitarbeiter sollten ungestraft sein, damit sie das Blatt ehrlich ausfüllen können. Dies gibt jedem Mitarbeiter eine Vorstellung davon, wann seine oder ihre produktivsten Zeiten tagsüber waren, wann die am wenigsten produktiven Zeiten waren und in welchen Bereichen Zeit verschwendet wurde.
Andere Zeitmanagement-Schulungsaktivitäten umfassen die experimentelle Planung. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter analysiert, wann er oder sie am wenigsten produktiv ist, und seinen oder ihren Tag zu diesen Zeiten plant. Schwierige Aufgaben, die Konzentration erfordern, sollten in Zeiten hoher Produktivität erledigt werden, und geringfügige Aufgaben sollten in Zeiten niedriger Produktivität erledigt werden. Wenn ein Mitarbeiter keine Trends zeigt, sollte er oder sie morgens als Erstes mit den schwierigsten oder am wenigsten wünschenswerten Aufgaben experimentieren, da dies sicherstellt, dass die Aufgabe erledigt wird und der Mitarbeiter weniger gestresst und konzentrierter für die Aufgaben ist Rest des Tages.
Das Setzen von Zielen ist eine der am häufigsten übersehenen Trainingsaktivitäten für das Zeitmanagement, da Ziele häufig nicht in direktem Zusammenhang mit dem Zeitmanagement zu stehen scheinen. Mitarbeiter, die sich Ziele setzen, haben klare Maßstäbe für Erfolg oder Misserfolg und werden ihre Zeit mit größerer Wahrscheinlichkeit sinnvoll einsetzen, um diese Ziele zu erreichen. Ein Teil der Zielsetzung ist das Eliminieren von Aktivitäten, die nicht wichtig sind, oder das Delegieren von Aktivitäten, die nicht unbedingt von diesem Mitarbeiter ausgeführt werden müssen. Dies stellt sicher, dass der Mitarbeiter genügend Zeit hat, um Ziele zu erreichen, anstatt viel zu tun.