Hvordan velger jeg de beste opplæringsaktivitetene for tidsstyring?
En av utfordringene for en leder på en arbeidsplass er å forbedre de ansattes ytelse. Opplæringsaktiviteter for tidsledelse kan hjelpe en leder med å forbedre produktiviteten ved å lære de ansatte å administrere arbeidstiden bedre og forhindre tidstap på grunn av distraksjoner, ikke-viktige aktiviteter og andre vanlige problemer på arbeidsplassen. Den andre siden av mynten er imidlertid at opplæringsaktiviteter for tidsledelse skal lære de ansatte å ta pauser for å unngå utbrenthet eller overbelastning. En treningsøkt kan inneholde flere aktiviteter som tar sikte på å gjenkjenne problemområder og endre atferd for å forhindre at problemene oppstår igjen.
Den første og kanskje viktigste av opplæringsaktivitetene for en tidsledelse som en leder skal presentere for sine ansatte er tidssammendragsaktiviteten. I løpet av denne aktiviteten vil hver ansatt fylle ut et rutenett lagt ut til åtte til ti timer på en arbeidsdag. Den ansatte vil lage en liste over alle aktiviteter han eller hun foretok seg i løpet av hver timeblokk på forrige arbeidsdag. Alle arbeidsrelaterte aktiviteter så vel som ikke tilknyttede aktiviteter bør være oppført, og ansatte skal ha straffrihet, slik at de vil fylle ut arket ærlig. Dette vil gi hver ansatt en ide om når hans eller hennes mest produktive tider var på dagtid, når de minst produktive tidene var, og i hvilke områder tiden ble bortkastet.
Andre opplæringsaktiviteter for tidsstyring inkluderer eksperimentell planlegging. Dette betyr at hver ansatt vil analysere når han eller hun er mest og minst produktiv og planlegge dagen rundt disse tider. Vanskelige oppgaver som krever konsentrasjon bør utføres i tider med høy produktivitet, og menyoppgaver bør utføres i løpet av lave produktivitetstider. Hvis en ansatt ikke viser noen trender, bør han eller hun eksperimentere med å gjøre de vanskeligste oppgavene eller de minst ønskelige først om morgenen, da dette vil sikre at oppgaven blir fullført og at den ansatte er mindre stresset og mer fokusert for resten av dagen.
Målsetting er en av de mer oversett opplæringsaktivitetene for tidsledelse fordi mål ikke ofte ser ut til å være direkte relatert til tidsstyring. Ansatte som setter seg mål, vil imidlertid ha klare mål for suksess eller fiasko, og det vil være mer sannsynlig at de bruker tiden sin klokt på å nå disse målene. En del av målsettingen er å eliminere aktiviteter som ikke er viktige eller delegere aktiviteter som ikke nødvendigvis trenger å utføres av den ansatte. Dette sikrer at den ansatte har god tid til å bruke på å oppnå mål i stedet for å gjøre travelt arbeid.