Jak wybrać najlepsze szkolenia dotyczące zarządzania czasem?
Jednym z wyzwań dla menedżera w miejscu pracy jest poprawa wydajności pracowników. Działania szkoleniowe w zakresie zarządzania czasem mogą pomóc menedżerowi w zwiększeniu produktywności poprzez nauczenie pracowników, jak lepiej zarządzać czasem pracy i zapobiegać utracie czasu z powodu rozproszenia uwagi, nieistotnych czynności i innych typowych problemów w miejscu pracy. Drugą stroną medalu jest jednak to, że szkolenia dotyczące zarządzania czasem powinny uczyć pracowników, jak robić przerwy, aby uniknąć wypalenia zawodowego lub przeciążenia. Sesja szkoleniowa może obejmować kilka działań mających na celu rozpoznanie obszarów problemowych i zmianę zachowań, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu problemów.
Pierwszym i być może najważniejszym ze wszystkich działań szkoleniowych w zakresie zarządzania czasem, które menedżer powinien przedstawić swoim pracownikom, jest działanie podsumowujące czas. Podczas tego działania każdy pracownik wypełnia tabelę wyznaczoną na osiem do dziesięciu godzin dnia roboczego. Pracownik sporządzi listę wszystkich działań, które podjął podczas każdego bloku godzinowego poprzedniego dnia roboczego. Należy wymienić wszystkie czynności związane z pracą, a także działania niepowiązane, a pracownicy powinni być bezkarni, aby rzetelnie wypełnili arkusz. To da każdemu pracownikowi pojęcie, kiedy jego lub jej najbardziej produktywne czasy były w ciągu dnia, kiedy były najmniej produktywne, i na jakich obszarach został zmarnowany czas.
Inne działania szkoleniowe dotyczące zarządzania czasem obejmują planowanie eksperymentalne. Oznacza to, że każdy pracownik przeanalizuje, kiedy jest najbardziej i najmniej produktywny, i zaplanuje dzień w tym czasie. Trudne zadania wymagające koncentracji powinny być wykonywane w czasach wysokiej produktywności, a czynności pomocnicze powinny być wykonywane w czasach niskiej produktywności. Jeśli pracownik nie wykazuje żadnych trendów, powinien eksperymentować z wykonywaniem najtrudniejszych lub najmniej pożądanych zadań z samego rana, ponieważ zapewni to wykonanie zadania, a pracownik będzie mniej zestresowany i bardziej skoncentrowany na reszta dnia.
Wyznaczanie celów jest jednym z bardziej pomijanych działań szkoleniowych w zakresie zarządzania czasem, ponieważ cele często nie wydają się bezpośrednio związane z zarządzaniem czasem. Jednak pracownicy, którzy sami wyznaczają sobie cele, będą mieli wyraźne kryteria odniesienia sukcesu lub porażki i będą mieli większe szanse na rozsądne wykorzystanie swojego czasu do osiągnięcia tych celów. Częścią wyznaczania celów jest eliminowanie działań, które nie są ważne, lub delegowanie działań, które niekoniecznie muszą być wykonane przez tego pracownika. Zapewnia to pracownikowi mnóstwo czasu na osiągnięcie celów, a nie na wykonywanie pracowitej pracy.