Come scelgo le migliori attività di formazione sulla gestione del tempo?
Una delle sfide per un manager sul posto di lavoro è il miglioramento delle prestazioni dei dipendenti. Le attività di formazione sulla gestione del tempo possono aiutare un manager a migliorare la produttività insegnando ai dipendenti come gestire meglio l'orario di lavoro e prevenire la perdita di tempo a causa di distrazioni, attività non essenziali e altri problemi comuni sul posto di lavoro. L'altro lato della medaglia, tuttavia, è che le attività di formazione sulla gestione del tempo dovrebbero insegnare ai dipendenti come fare delle pause per evitare il burnout o il sovraccarico. Una sessione di formazione può includere diverse attività volte a riconoscere le aree problematiche e a modificare i comportamenti per evitare che si ripresentino.
La prima e forse la più importante di tutte le attività di formazione sulla gestione del tempo che un manager dovrebbe presentare ai propri dipendenti è l'attività di riepilogo dei tempi. Durante questa attività, ciascun dipendente compilerà una griglia strutturata dalle otto alle dieci ore di una giornata lavorativa. Il dipendente farà un elenco di tutte le attività che ha intrapreso durante ogni blocco orario nel giorno lavorativo precedente. Tutte le attività legate al lavoro e quelle non correlate dovrebbero essere elencate e i dipendenti dovrebbero avere l'impunità in modo da compilare il foglio onestamente. Questo darà ad ogni dipendente un'idea di quando sono stati i suoi momenti più produttivi durante il giorno, quando sono stati i tempi meno produttivi e in quali aree è stato sprecato il tempo.
Altre attività di formazione sulla gestione del tempo includono la programmazione sperimentale. Ciò significa che ogni dipendente analizzerà quando sarà il più o meno produttivo e pianificherà la sua giornata in quei tempi. Compiti difficili che richiedono concentrazione devono essere svolti durante periodi di elevata produttività e compiti mentali devono essere eseguiti durante periodi di bassa produttività. Se un dipendente non mostra alcuna tendenza, dovrebbe provare a svolgere le attività più difficili o quelle meno desiderabili al mattino, poiché ciò assicurerà che l'attività venga completata e che il dipendente sia meno stressato e più concentrato per resto del giorno.
La definizione degli obiettivi è una delle attività di formazione sulla gestione del tempo più trascurate perché gli obiettivi non sembrano spesso essere direttamente correlati alla gestione del tempo. I dipendenti che stabiliscono obiettivi per se stessi, tuttavia, avranno chiari parametri di riferimento per il successo o l'insuccesso e avranno maggiori probabilità di usare saggiamente il loro tempo per raggiungere tali obiettivi. Parte della definizione degli obiettivi è l'eliminazione di attività non importanti o la delega di attività che non devono necessariamente essere svolte da tale dipendente. Ciò garantisce che il dipendente abbia molto tempo da dedicare al raggiungimento degli obiettivi piuttosto che al lavoro intenso.