Jaké jsou nezbytné dovednosti tajemníka?

Moderní tajemníci jsou často lepidlem, které drží kancelář nebo organizaci pohromadě tím, že se ujistí, že zaměstnanci a zákazníci jsou na správném místě ve správný čas a mají potřebné příslušné dokumenty a informace. Dovednosti tajemníků sahají od rezervace jmenování a zřízení zasedacích místností až po přípravu právních dokumentů. Typ a velikost společnosti, kterou tajemník pracuje, často diktuje, jaké dovednosti jsou vyžadovány; Existují však některé základní dovednosti sekretářů, kteří by všichni tajemníci měli ovládat, včetně psaní, plánování a telefonních dovedností.

Nejvyšší komunikační dovednosti jsou pro sekretáře rozhodující. Je důležité, aby tajemníci mohli jasně komunikovat a sdílet informace se zákazníky a kolegy různými způsoby, včetně telefonu, v písemných dokumentech a prostřednictvím prezentací. Tajemníci často organizují denní akce pro šéfa nebo oddělení, včetně plánování schůzek a poskytování požadovaných dokumentů těm, kteří se účastní schůzek.Kreativní dovednosti pro řešení problémů jsou také kritické, protože tajemníci čelí různým úkolům každý den.

Kromě běžných kancelářských úkolů by měly tajemní dovednosti zahrnovat také plánování událostí. Velká setkání se často konají v místě mimo lokalitu, například v konferenčním centru nebo zasedací místnosti hotelu. Kromě rezervace prostoru pro setkání a poskytnutí pokynů pro všechny strany, které se tam dostanou, je sekretář často pověřen uspořádáním nočního ubytování, půjčovny automobilů a letištních raketoplánů pro účastníky. Objednávání občerstvení, jídel a nápojů pro hosty v průběhu schůzky také často klesá na sekretářku, stejně jako zajištění správného nastavení místnosti a nabízí vhodné technologické připojení.

Schopnost používat správnou gramatiku, interpunkci a pravopis je rozhodující pro přípravu dokumentů, prezentací a korespondence. Dovednosti tajemníků by měly zahrnovat také schopnostChcete-li účinně korigovat práci za účelem vytvoření bezchybných dokumentů. Některé speciální pozice, jako jsou právní a lékařské tajemníky, musí mít také důkladné porozumění podmínkám používaným v těchto profesích. Schopnost vytvořit řadu vizuální grafiky pro online použití, letáky a skupinové prezentace je další dovednost, která je obvykle vyžadována od sekretářů.

Pro téměř všechny pozice tajemníka je vyžadována technologie

Mastering. Dovednosti tajemníků by měly zahrnovat pokročilé e -mailové schopnosti, včetně práce s přílohy, letáky a fotografie vytvořené s různými softwarovými programy. Mnoho sekretářů působí na cestách, takže zvládnutí nejnovějších bezdrátových komunikačních dovedností je nutností. Dokumenty a fotografie je třeba často upravovat a sdílet, takže schopnost pracovat s různými počítačovými programy je nezbytná.