Co jsou nezbytné znalosti tajemníka?
Moderní sekretáři jsou často lepidlem, které drží kancelář nebo organizaci pohromadě tím, že zajišťují, aby zaměstnanci a zákazníci byli na správném místě ve správný čas a měli potřebné potřebné dokumenty a informace. Schopnosti tajemníka sahají od rezervace schůzek a nastavení zasedacích místností až po přípravu právních dokumentů. Typ a velikost společnosti, ve které sekretářka pracuje, bude často určovat, jaké dovednosti jsou vyžadovány; nicméně, tam jsou některé základní sekretářské dovednosti všichni sekretáři by měli ovládat, včetně psaní, plánování a telefonních dovedností.
Komunikační dovednosti nejvyšší úrovně jsou pro sekretáře zásadní. Je důležité, aby sekretáři mohli jasně komunikovat a sdílet informace se zákazníky a kolegy různými způsoby, a to i telefonicky, v písemných dokumentech a prostřednictvím prezentací. Sekretáři často organizují denní události pro šéfa nebo oddělení, včetně plánování schůzek a poskytování požadovaných dokumentů těm, kteří se účastní schůzek. Kreativní dovednosti pro řešení problémů jsou také kritické, protože sekretářky čelí denně mnoha úkolům.
Kromě běžných kancelářských úkolů by sekretářské dovednosti měly zahrnovat i plánování událostí. Velká setkání se často konají mimo pracoviště, například v konferenčním centru nebo v zasedací místnosti hotelu. Kromě rezervace prostoru pro schůzky a poskytování pokynů pro všechny strany, aby se tam dostaly, je sekretář často pověřen zajišťováním přenocování, půjčovny aut a kyvadlovou dopravu na letiště pro účastníky. Objednávání občerstvení, jídel a nápojů pro hosty po celou dobu jednání také často spadá do tajemníka, stejně jako zajištění správného nastavení místnosti a nabídnutí vhodných technologických připojení.
Schopnost používat správnou gramatiku, interpunkci a pravopis je zásadní pro přípravu dokumentů, prezentací a korespondence. Schopnosti tajemníka by také měly zahrnovat schopnost efektivně korigovat práci, aby bylo možné vytvářet bezchybné dokumenty. Některá zvláštní postavení, jako jsou právní a zdravotní tajemníci, musí mít také důkladné porozumění pojmům používaným v těchto profesích. Schopnost vytvářet různé vizuální grafiky pro online použití, letáky a skupinové prezentace je další dovedností obvykle vyžadovanou od sekretářek.
Masteringová technologie je vyžadována pro téměř všechny pozice sekretáře. Schopnosti tajemníka by měly zahrnovat pokročilé e-mailové schopnosti, včetně práce s přílohami, letáky a fotografiemi vytvořenými pomocí různých softwarových programů. Mnoho tajemníků pracuje na cestách, proto je nezbytné zvládnout nejnovější dovednosti bezdrátové komunikace. Dokumenty a fotografie musí být často upravovány a sdíleny, takže schopnost pracovat s různými počítačovými programy je nezbytná.