Quelles sont les compétences de secrétaire nécessaires?
Les secrétaires modernes sont souvent le ciment qui unit un bureau ou une organisation en s'assurant que les employés et les clients sont au bon endroit au bon moment et qu'ils disposent des documents et des informations appropriés. Les compétences de secrétaire vont de la prise de rendez-vous à la préparation de salles de réunion, en passant par la préparation de documents juridiques. Le type et la taille de l'entreprise dans laquelle une secrétaire travaille dictent souvent les compétences requises; Cependant, tous les secrétaires doivent maîtriser certaines compétences de base en secrétariat, notamment la dactylographie, la planification et les compétences téléphoniques.
Des compétences de communication de premier ordre sont essentielles pour les secrétaires. Il est important que les secrétaires puissent clairement communiquer et partager des informations avec leurs clients et leurs collègues de diverses manières, notamment par téléphone, par écrit et par le biais de présentations. Les secrétaires orchestrent souvent les événements de la journée pour un chef ou un service, notamment en planifiant des réunions et en fournissant les documents requis à ceux qui assistaient aux réunions. Les compétences créatives en matière de résolution de problèmes sont également essentielles, car les secrétaires sont chaque jour confrontées à diverses tâches.
Outre les tâches de bureau courantes, les compétences de secrétaire devraient également inclure la planification d'événements. Les grandes réunions ont souvent lieu hors site, par exemple dans un centre de conférence ou une salle de réunion d'hôtel. En plus de réserver un espace de réunion et d'indiquer à toutes les parties comment s'y rendre, une secrétaire est souvent chargée d'organiser l'hébergement, la location de voitures et les navettes d'aéroport pour les participants. Les commandes de collations, de repas et de boissons pour les invités tout au long de la réunion relèvent également souvent d'une secrétaire, tout comme le fait de s'assurer que la salle est bien aménagée et offre les connexions technologiques appropriées.
La capacité d'utiliser une grammaire, une ponctuation et une orthographe correctes est essentielle pour la préparation de documents, de présentations et de la correspondance. Les compétences de secrétaire doivent également inclure la capacité de relire efficacement le travail afin de créer des documents sans erreur. Certains postes spécialisés, tels que les secrétaires juridiques et médicaux, doivent également bien comprendre les termes utilisés dans ces professions. La capacité de créer une variété de graphiques visuels pour une utilisation en ligne, des documents et des présentations de groupe est une autre compétence généralement requise des secrétaires.
La maîtrise de la technologie est nécessaire pour presque tous les postes de secrétaire. Les compétences de secrétaire doivent inclure des capacités de courrier électronique avancées, notamment l'utilisation de pièces jointes, de dépliants et de photos créées avec divers logiciels. De nombreux secrétaires sont actifs, il est donc indispensable de maîtriser les dernières compétences en communication sans fil. Les documents et les photos doivent souvent être modifiés et partagés. Il est donc essentiel de pouvoir travailler avec divers programmes informatiques.