Hvad er nødvendige sekretær færdigheder?
Moderne sekretærer er ofte limet, der holder et kontor eller en organisation sammen ved at sikre, at medarbejdere og kunder er på det rigtige sted til det rigtige tidspunkt og har de nødvendige dokumenter og oplysninger, der er nødvendige. Sekretærens færdigheder spænder fra at booke aftaler og etablering af mødelokaler til forberedelse af juridiske dokumenter. Typen og størrelsen af det firma, som en sekretær arbejder på, dikterer ofte, hvilke færdigheder der kræves; der er dog nogle grundlæggende sekretærfærdigheder, som alle sekretærer bør beherske, herunder skrive-, planlægnings- og telefonfærdigheder.
Top-notch kommunikationsevner er kritiske for sekretærer. Det er vigtigt for sekretærerne at være i stand til klart at kommunikere og dele information med kunder og kolleger på forskellige måder, herunder på telefon, i skriftlige dokumenter og gennem præsentationer. Sekretærer orkestrerer ofte dagens begivenheder for en chef eller afdeling, herunder planlægning af møder og leverer nødvendige dokumenter til dem, der deltager i møderne. Kreative problemløsningsevner er også kritiske, da sekretærer står over for en række forskellige opgaver hver dag.
Ud over almindelige kontoropgaver skal sekretærkompetencer også omfatte begivenhedsplanlægning. Store møder afholdes ofte off-site lokationer, såsom på et konferencecenter eller hotelmødelokale. Ud over at booke et mødeplads og give instruktioner til alle parter at komme dertil, har en sekretær ofte til opgave at arrangere overnatning, biludlejning og lufthavnstransport til deltagere. Bestilling af snacks, måltider og drikkevarer til gæster i løbet af mødet henhører også ofte til en sekretær, ligesom det sikrer, at rummet er oprettet korrekt og tilbyder passende teknologiske tilslutninger.
Evnen til at bruge korrekt grammatik, tegnsætning og stavemåde er kritisk for udarbejdelse af dokumenter, præsentationer og korrespondance. Sekretærfærdigheder bør også omfatte at være i stand til effektivt korrekturlæset arbejde for at oprette fejlfrie dokumenter. Nogle specialpositioner, såsom juridiske og medicinske sekretærer, skal også have en grundig forståelse af de udtryk, der bruges i disse erhverv. Evnen til at oprette en række visuel grafik til online brug, uddelingsopgaver og gruppepræsentationer er en anden færdighed, der typisk kræves af sekretærer.
Mestringsteknologi er påkrævet for næsten alle sekretærstillinger. Sekretærens færdigheder bør omfatte avancerede e-mail-evner, herunder arbejde med vedhæftede filer, flyers og fotos oprettet med en række softwareprogrammer. Mange sekretærer opererer på farten, så at mestre de nyeste trådløse kommunikationsevner er et must. Dokumenter og fotos skal ofte redigeres og deles, så evnen til at arbejde med en række computerprogrammer er afgørende.