Was sind die erforderlichen Sekretariatsfähigkeiten?
Moderne Sekretäre sind oftmals der Klebstoff, der ein Büro oder eine Organisation zusammenhält, indem sichergestellt wird, dass Mitarbeiter und Kunden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und über die erforderlichen Dokumente und Informationen verfügen. Die Fähigkeiten des Sekretärs reichen von der Buchung von Terminen über die Einrichtung von Besprechungsräumen bis hin zur Vorbereitung von Rechtsdokumenten. Die Art und Größe des Unternehmens, in dem eine Sekretärin arbeitet, bestimmt häufig, welche Fähigkeiten erforderlich sind. Es gibt jedoch einige grundlegende Sekretariatsfähigkeiten, die alle Sekretäre beherrschen sollten, einschließlich Schreib-, Terminplanungs- und Telefonfähigkeiten.
Erstklassige Kommunikationsfähigkeiten sind für Sekretäre von entscheidender Bedeutung. Für Sekretäre ist es wichtig, dass sie auf vielfältige Weise klar kommunizieren und Informationen mit Kunden und Kollegen austauschen können, auch telefonisch, in schriftlichen Dokumenten und durch Präsentationen. Sekretäre orchestrieren häufig die Ereignisse des Tages für einen Chef oder eine Abteilung, einschließlich der Planung von Besprechungen und der Bereitstellung der erforderlichen Dokumente für diejenigen, die an den Besprechungen teilnehmen. Kreative Fähigkeiten zur Problemlösung sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da die Sekretärinnen täglich vor einer Vielzahl von Aufgaben stehen.
Zu den Sekretariatsfähigkeiten sollte neben den üblichen Büroaufgaben auch die Veranstaltungsplanung gehören. Große Besprechungen finden häufig an externen Orten statt, z. B. in einem Konferenzzentrum oder einem Hotelkonferenzraum. Neben der Buchung eines Besprechungsraums und einer Wegbeschreibung für alle Beteiligten ist eine Sekretärin häufig damit beauftragt, Übernachtungsmöglichkeiten, Mietwagen und Flughafentransfers für die Teilnehmer zu arrangieren. Die Bestellung von Snacks, Mahlzeiten und Getränken für die Gäste im Verlauf des Meetings fällt häufig auch einer Sekretärin zu, ebenso wie die Sicherstellung, dass der Raum korrekt eingerichtet ist und entsprechende technische Anschlüsse bietet.
Die Fähigkeit, korrekte Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung zu verwenden, ist für die Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz von entscheidender Bedeutung. Zu den Sekretariatsfähigkeiten sollte auch die Möglichkeit gehören, die Arbeit effektiv zu korrigieren, um fehlerfreie Dokumente zu erstellen. Einige Fachpositionen, wie Rechts- und Medizinsekretäre, müssen auch die in diesen Berufen verwendeten Begriffe genau verstehen. Die Fähigkeit, eine Vielzahl visueller Grafiken für den Online-Gebrauch, Handouts und Gruppenpräsentationen zu erstellen, ist eine weitere Fähigkeit, die normalerweise von Sekretärinnen verlangt wird.
Für fast alle Sekretariatspositionen ist die Beherrschung der Technik erforderlich. Zu den Sekretariatsfähigkeiten sollten fortgeschrittene E-Mail-Fähigkeiten gehören, einschließlich der Arbeit mit Anhängen, Flyern und Fotos, die mit einer Vielzahl von Softwareprogrammen erstellt wurden. Viele Sekretärinnen sind unterwegs, daher ist die Beherrschung der neuesten drahtlosen Kommunikationsfähigkeiten ein Muss. Dokumente und Fotos müssen häufig bearbeitet und freigegeben werden, daher ist die Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Computerprogrammen zu arbeiten, unerlässlich.