Jakie są niezbędne umiejętności Sekretarza?
Współcześni sekretarki to często klej, który utrzymuje biuro lub organizację razem, upewniając się, że pracownicy i klienci są we właściwym miejscu we właściwym czasie i mają odpowiednie potrzebne dokumenty i informacje. Umiejętności sekretarza obejmują rezerwowanie spotkań i ustawianie sal konferencyjnych, a także przygotowywanie dokumentów prawnych. Rodzaj i wielkość firmy, w której pracuje sekretarka, często decyduje o wymaganych umiejętnościach; istnieją jednak pewne podstawowe umiejętności sekretarskie, które powinny opanować wszystkie sekretarki, w tym pisanie na klawiaturze, planowanie i obsługa telefonu.
Najwyższej klasy umiejętności komunikacyjne są kluczowe dla sekretarek. Ważne jest, aby sekretarki mogły wyraźnie komunikować się i udostępniać informacje klientom i współpracownikom na różne sposoby, w tym przez telefon, w pisemnych dokumentach i podczas prezentacji. Sekretarze często organizują codzienne wydarzenia dla szefa lub działu, w tym planują spotkania i dostarczają wymagane dokumenty osobom uczestniczącym w spotkaniach. Kluczowe znaczenie mają także kreatywne rozwiązywanie problemów, ponieważ sekretarki codziennie wykonują różnorodne zadania.
Oprócz typowych zadań biurowych, umiejętności sekretarskie powinny również obejmować planowanie wydarzeń. Duże spotkania często odbywają się poza lokalizacją, na przykład w centrum konferencyjnym lub w sali konferencyjnej w hotelu. Oprócz rezerwacji miejsca na spotkanie i zapewnienia wskazówek wszystkim stronom, aby się tam dostać, sekretarka często ma za zadanie zorganizować nocleg, wynajem samochodów i transfer na lotnisko dla uczestników. Zamawianie przekąsek, posiłków i napojów dla gości podczas całego spotkania często spada do sekretarki, podobnie jak zapewnienie prawidłowego ustawienia pokoju i oferowanie odpowiednich połączeń technologicznych.
Umiejętność posługiwania się poprawną gramatyką, interpunkcją i pisownią jest niezbędna do przygotowania dokumentów, prezentacji i korespondencji. Umiejętności sekretarza powinny również obejmować umiejętność skutecznego sprawdzania pracy w celu tworzenia dokumentów wolnych od błędów. Niektóre stanowiska specjalne, takie jak sekretarze prawni i medyczni, również muszą dobrze rozumieć pojęcia stosowane w tych zawodach. Zdolność do tworzenia różnorodnych grafik do użytku online, materiałów informacyjnych i prezentacji grupowych to kolejna umiejętność zwykle wymagana od sekretarek.
Technologia opanowania jest wymagana na prawie wszystkich stanowiskach sekretarskich. Umiejętności sekretarza powinny obejmować zaawansowane funkcje poczty e-mail, w tym pracę z załącznikami, ulotkami i zdjęciami utworzonymi za pomocą różnych programów. Wiele sekretarek działa w ruchu, więc opanowanie najnowszych umiejętności komunikacji bezprzewodowej jest koniecznością. Dokumenty i zdjęcia często wymagają edycji i udostępniania, więc umiejętność pracy z różnymi programami komputerowymi jest niezbędna.