Jakie są niezbędne umiejętności sekretarza?
Współczesni sekretarze są często klejem, które sprawują biuro lub organizację, upewniając się, że pracownicy i klienci są we właściwym miejscu we właściwym czasie i mają odpowiednie dokumenty i informacje. Umiejętności sekretarza obejmują rezerwację wizyt i zakładanie sal konferencyjnych po przygotowywanie dokumentów prawnych. Rodzaj i wielkość firmy, w której pracuje sekretarz, często decyduje o tym, jakie umiejętności są wymagane; Istnieją jednak pewne podstawowe umiejętności sekretarza, które wszyscy sekretarze powinni opanować, w tym pisanie, planowanie i umiejętności telefoniczne.
Najwyższej jakości umiejętności komunikacyjne są kluczowe dla sekretarzy. Ważne jest, aby sekretarze mogli jasno komunikować się i udostępniać informacje klientom i współpracownikom na różne sposoby, w tym przez telefon, w dokumentach pisemnych i za pośrednictwem prezentacji. Sekretarze często organizują wydarzenia dnia dla szefa lub działu, w tym planowanie spotkań i dostarczanie wymaganych dokumentów osobom uczestniczącym w spotkaniach.Kreatywne umiejętności rozwiązywania problemów są również krytyczne, ponieważ sekretarki codziennie stoją w obliczu różnych zadań.
Oprócz wspólnych zadań biurowych umiejętności sekretarza powinny również obejmować planowanie wydarzeń. Duże spotkania często odbywają się w lokalizacjach poza miejscem, na przykład w centrum konferencyjnym lub hotelowym sale konferencyjnym. Oprócz rezerwacji miejsca spotkań i dostarczenia wskazówek dla wszystkich stron, aby się tam dostać, sekretarz często ma za zadanie zorganizować nocne zakwaterowanie, wypożyczalnie samochodów i transferaty lotniskowe dla uczestników. Zamawianie przekąsek, posiłków i napojów dla gości przez cały czas spotkania często spada do sekretarza, podobnie jak zapewnienie prawidłowego skonfigurowania pokoju i oferuje odpowiednie podłączenia technologiczne.
Zdolność do stosowania prawidłowej gramatyki, interpunkcji i pisowni ma kluczowe znaczenie dla przygotowywania dokumentów, prezentacji i korespondencji. Umiejętności sekretarza powinny również obejmować możliwośćAby skutecznie korektować pracę w celu utworzenia dokumentów wolnych od błędów. Niektóre stanowiska specjalistyczne, takie jak sekretarze prawni i medyczne, również muszą dokładnie zrozumieć warunki stosowane w tych zawodach. Możliwość tworzenia różnych grafiki wizualnej do użytku online, materiałów informacyjnych i prezentacji grupowych to kolejna umiejętność zwykle wymagana od sekretarzy.
Technologia masteringu jest wymagana dla prawie wszystkich stanowisk Sekretarza. Umiejętności sekretarza powinny zawierać zaawansowane umiejętności e -mail, w tym pracę z załącznikami, ulotkami i zdjęciami stworzonymi za pomocą różnych programów. Wiele sekretarzy działa w podróży, więc mistrza najnowszych umiejętności komunikacji bezprzewodowej jest koniecznością. Dokumenty i zdjęcia często muszą być edytowane i udostępniane, więc niezbędna jest możliwość pracy z różnymi programami komputerowymi.