¿Cuáles son las habilidades de secretaria necesarias?
Los secretarios modernos son a menudo el pegamento que ocupa una oficina u organización juntas al asegurarse de que los empleados y los clientes estén en el lugar correcto en el momento correcto y tengan los documentos y la información adecuados necesarios. Las habilidades de la secretaria van desde la reserva de citas y la creación de salas de reuniones hasta la preparación de documentos legales. El tipo y el tamaño de la empresa en la que trabaja un secretario a menudo dictará en qué habilidades se requieren; Sin embargo, hay algunas habilidades básicas de secretaria que todos los secretarios deben dominar, incluida la escritura, la programación y las habilidades telefónicas.
Las habilidades de comunicación de primer nivel son críticas para los secretarios. Es importante que los secretarios puedan comunicarse claramente y compartir información con clientes y colegas de varias maneras, incluso en el teléfono, en documentos escritos y presentaciones. Los secretarios a menudo orquestan los eventos del día para un jefe o departamento, incluida la programación de las reuniones y el proporcionar documentos requeridos a los que asisten a las reuniones.Las habilidades creativas de resolución de problemas también son críticas, ya que los secretarios enfrentan una variedad de tareas todos los días.
Además de las tareas comunes de la oficina, las habilidades del secretario también deben incluir la planificación de eventos. Las grandes reuniones a menudo se llevan a cabo en ubicaciones fuera del sitio, como en un centro de conferencias o sala de reuniones de hotel. Además de reservar un espacio de reunión y proporcionar instrucciones para que todas las partes lleguen allí, una secretaria a menudo tiene la tarea de organizar alojamientos durante la noche, alquileres de automóviles y transportes en el aeropuerto para los asistentes. Pedir bocadillos, comidas y bebidas para los invitados a lo largo de la reunión también a menudo cae a una secretaria, al igual que garantizar que la habitación esté configurada correctamente y ofrece conexiones tecnológicas apropiadas.
La capacidad de usar gramática, puntuación y ortografía correcta es crítica para preparar documentos, presentaciones y correspondencia. Las habilidades del secretario también deben incluir poderpara revisar efectivamente el trabajo para crear documentos sin errores. Algunas posiciones especializadas, como los secretarios legales y médicos, también deben tener una comprensión profunda de los términos utilizados en esas profesiones. La capacidad de crear una variedad de gráficos visuales para uso en línea, folletos y presentaciones grupales es otra habilidad que generalmente se requiere de los secretarios.
Se requiere tecnología de maestría para casi todas las posiciones de los secretarios. Las habilidades de la secretaria deben incluir habilidades avanzadas por correo electrónico, incluido el trabajo con archivos adjuntos, volantes y fotos creadas con una variedad de programas de software. Muchos secretarios operan sobre la marcha, por lo que es imprescindible dominar las últimas habilidades de comunicación inalámbrica. Los documentos y fotos a menudo deben editarse y compartidos, por lo que la capacidad de trabajar con una variedad de programas de computadora es esencial.