Quali sono le capacità di segretario necessarie?
I segretari moderni sono spesso la colla che tiene insieme un ufficio o un'organizzazione assicurandosi che il personale e i clienti siano nel posto giusto al momento giusto e hanno i documenti e le informazioni appropriati necessari. Le competenze del Segretario vanno dalla prenotazione di appuntamenti e alle istituzioni delle sale riunioni alla preparazione di documenti legali. Il tipo e le dimensioni dell'azienda a cui un segretario lavora spesso a dettare quali competenze sono richieste; Tuttavia, ci sono alcune competenze di base del segretario che tutti i segretari dovrebbero padroneggiare, tra cui la digitazione, la pianificazione e le capacità telefoniche.
Le capacità comunicative di prim'ordine sono fondamentali per i segretari. È importante che i segretari possano comunicare chiaramente e condividere informazioni con clienti e colleghi in vari modi, anche al telefono, in documenti scritti e attraverso presentazioni. I segretari spesso orchestrano gli eventi della giornata per un capo o un dipartimento, comprese le riunioni di programmazione e forniscono documenti richiesti a coloro che partecipano alle riunioni.Anche le capacità creative per la risoluzione dei problemi sono fondamentali, poiché i segretari affrontano una varietà di compiti ogni giorno.
Oltre alle attività di ufficio comuni, le competenze del segretario dovrebbero includere anche la pianificazione degli eventi. I grandi incontri si svolgono spesso in sedi fuori sede, come in una sala per le riunioni di un centro conferenze o in hotel. Oltre a prenotare uno spazio per riunioni e fornire indicazioni per tutte le parti per arrivarci, un segretario ha spesso il compito di organizzare alloggi durante la notte, noleggi di auto e navette aeroportuali per i partecipanti. Ordinare snack, pasti e bevande per gli ospiti nel corso dell'incontro spesso cade anche a un segretario, così come garantire che la stanza sia creata correttamente e offre adeguati collegamenti tecnologici.
La capacità di utilizzare la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia corrette è fondamentale per preparare documenti, presentazioni e corrispondenza. Le abilità del segretario dovrebbero includere anche la capacitàPer correggere efficacemente il lavoro per creare documenti senza errori. Alcune posizioni speciali, come i segretari legali e medici, devono anche avere una comprensione approfondita dei termini utilizzati in tali professioni. La possibilità di creare una varietà di grafiche visive per uso online, dispense e presentazioni di gruppo è un'altra abilità in genere richiesta ai segretari.
La tecnologia di mastering è richiesta per quasi tutte le posizioni del segretario. Le competenze del segretario dovrebbero includere abilità e -mail avanzate, incluso il lavoro con allegati, volantini e foto creati con una varietà di programmi software. Molti segretari operano in movimento, quindi padroneggiare le ultime capacità comunicative wireless è un must. Documenti e foto spesso devono essere modificati e condivisi, quindi è essenziale la capacità di lavorare con una varietà di programmi per computer.