Jaké jsou různé úkoly správy Office?

Termín kancelářská administrativa se nejčastěji používá v souvislosti s pozicemi podpůrné kanceláře. V této oblasti existují různé pozice s různou úrovní odpovědnosti. Zatímco některé úkoly správy kanceláří poskytují podporu administrátorům pouze konkrétním vedoucím pracovníkům, manažerům nebo útvarům, jiní pomáhají kanceláři jako celku. Jak roste jak definice správy, tak potřeba administrativní pomoci, mnoho pracovních titulů se používá zaměnitelně a liší se v závislosti na pracovišti.

Úlohy správy úřadu na vstupní úrovni obvykle zahrnují takové povinnosti, jako je otevírání, třídění a distribuce pošty a archivace, psaní, třídění a tisk dokumentů. V popisu úlohy na základní úrovni může být také zahrnuto přijímání telefonů, pozdravování příchozích návštěvníků a získávání občerstvení pro schůzky a obědy. Do této skupiny jsou také příležitostně zařazeny úlohy pro zadávání dat a zákaznická centra pro zákaznické služby. Názvy pracovních míst mohou zahrnovat úředníka na recepci, recepční, pomocného administrativního asistenta nebo úředníka.

Úlohy administrátora na střední úrovni často zahrnují takové povinnosti, jako je zodpovídání e-mailů a telefonických dotazů jménem organizace, pořádání schůzek a cestování pro zaměstnance, pořizování zápisů během schůzek a objednávání kancelářských potřeb. V závislosti na velikosti organizace mohou některé úřady v každém oddělení zaměstnat administrativního odborníka střední úrovně, který pak působí jako koordinátor tohoto oddělení. Tyto úlohy mohou mít tituly jako administrativní asistent, administrativní koordinátor nebo vedoucí kanceláře.

Pracovní místa ve vyšších administrativních kancelářích zajišťují nejvyšší úroveň odpovědnosti v administrativní správě a nejčastěji zahrnují úzkou spolupráci s vedoucími pracovníky nebo jinými členy vyššího vedení. V malých organizacích může vrchní kancelář admin dokonce řešit povinnosti, které by jinak vyžadovaly celé oddělení, jako je marketing, personalistika nebo účetnictví. Mezi typické povinnosti patří vedení itinerářů pro výkonné pracovníky, vytváření příruček a dokumentů pro schůzky, schvalování objednávek na kancelářské potřeby, účast na schůzkách namísto vedoucích pracovníků, vytváření zpráv o výdajích výkonných ředitelů a vystupování jako „správce“ a někdy mluvčí jednoho nebo více vedoucích pracovníků. Kromě úzké spolupráce s vedením mohou vrcholoví profesionálové také dohlížet na administrativní pracovníky vstupní úrovně a delegovat na ně úkoly. Tato místa mohou nést tituly jako výkonný asistent, výkonný koordinátor nebo vedoucí administrativní asistent.