Jakie są różne prace administracyjne biur?
Termin administracja biurowa jest najczęściej używana w odniesieniu do stanowisk wsparcia biurowego. W tym obszarze istnieje wiele pozycji o różnym poziomie odpowiedzialności. Podczas gdy niektóre zadania administracyjne biurowe zapewniają wsparcie administracyjne określonych kierowników, menedżerów lub działów wyłącznie, inni pomagają biurze jako całość. W miarę wzrostu zarówno definicji administracji, jak i potrzeby pomocy administracyjnej, wiele tytułów pracy jest używanych zamiennie i różni się w zależności od miejsca pracy.
Zadania administracji biurowej na poziomie podstawowym zwykle obejmują takie obowiązki, jak otwarcie, sortowanie i dystrybucja poczty i dokumentów, pisania, zestawiania i drukowania dokumentów. Odpowiadanie na telefony, powitanie przychodzących odwiedzających i nabywanie poczęstunku na spotkania i obiady mogą być również zawarte w opisie stanowiska na poziomie podstawowym. Wprowadzanie danych i obsługa obsługi klienta są również czasami zawarte w tej grupie. Tytuły pracy mogą obejmować recepcję CLERK, recepcjonista, młodszy asystent administracyjny lub urzędnik plików.
Zadania administratora średniego szczebla często obejmują takie obowiązki, jak odpowiadanie na zapytań e-mail i telefonicznych w imieniu organizacji, organizowanie spotkań i podróży dla personelu, biorąc minuty podczas spotkań i zamawianie materiałów biurowych. W zależności od wielkości organizacji niektóre biura mogą zatrudnić profesjonalistę administracyjnego na średnim poziomie w każdym dziale, który następnie działa jako koordynator tego działu. Te zadania mogą mieć takie tytuły, jak asystent administracyjny, koordynator administracyjny lub kierownik biura.
Praca w administracji starszych biur obsługuje najwyższy poziom odpowiedzialności w administracji biurowej i najczęściej obejmuje ściśle współpracę z kierownictwem lub innymi członkami kierownictwa wyższego szczebla. W małych organizacjach starszy administrator biurowy może nawet poradzić sobieNT, takie jak marketing, HR lub rachunkowość. Typowe obowiązki obejmują zarządzanie trasami wykonawczymi, tworzenie podręczników i dokumentów na spotkania, zatwierdzanie zamówień na dostawy biurowe, uczestnictwo w spotkaniach zamiast kadry kierowniczej w razie potrzeby, tworzenie raportów wydatków kierowniczych oraz działanie jako „strażnik”, a czasem rzecznik jednego lub więcej kierownictwa. Oprócz ścisłej współpracy z zarządem, starsi specjaliści mogą również nadzorować pracowników administracyjnych na poziomie podstawowym i delegować do nich zadania. Te zadania mogą mieć takie tytuły, jak asystent wykonawczy, koordynator wykonawczy lub starszy asystent administracyjny.