Jakie są różne zadania administracyjne w biurze?
Termin „ administracja biura” jest najczęściej używany w odniesieniu do stanowisk wsparcia biura. W tym obszarze istnieje wiele stanowisk o różnym poziomie odpowiedzialności. Podczas gdy niektóre zadania związane z administrowaniem biurem zapewniają wsparcie administracyjne wyłącznie określonym dyrektorom, menedżerom lub działom, inne pomagają biuru jako całości. Ponieważ rośnie zarówno definicja administracji, jak i potrzeba pomocy administracyjnej, wiele tytułów pracy jest używanych zamiennie i różni się w zależności od miejsca pracy.
Zadania administracyjne w biurze na poziomie podstawowym zwykle obejmują takie obowiązki, jak otwieranie, sortowanie i dystrybucja poczty oraz archiwizowanie, pisanie, sortowanie i drukowanie dokumentów. Odbieranie telefonów, powitanie przybywających gości oraz zapewnianie napojów na spotkania i lunche mogą być również zawarte w opisie stanowiska na poziomie podstawowym. Od czasu do czasu zalicza się także zadania wprowadzania danych i obsługi centrum obsługi klienta. Do stanowisk może należeć pracownik recepcji, recepcjonista, młodszy asystent administracyjny lub pracownik działu plików.
Zadania administracyjne średniego poziomu często obejmują takie obowiązki, jak odpowiadanie na e-maile i zapytania telefoniczne w imieniu organizacji, organizowanie spotkań i podróży dla pracowników, poświęcanie minut na spotkania i zamawianie materiałów biurowych. W zależności od wielkości organizacji niektóre biura mogą zatrudniać specjalistę administracyjnego średniego szczebla w każdym dziale, który następnie pełni rolę koordynatora tego działu. Te zadania mogą mieć takie tytuły jak asystent administracyjny, koordynator administracyjny lub kierownik biura.
Zadania administracji wyższego szczebla zajmują najwyższy poziom odpowiedzialności w administracji biurowej i najczęściej obejmują ścisłą współpracę z kadrą kierowniczą lub innymi członkami kierownictwa wyższego szczebla. W małych organizacjach administrator wyższego biura może nawet zajmować się obowiązkami, które w innym przypadku mogłyby wymagać całego działu, np. Marketingu, HR lub księgowości. Typowe obowiązki obejmują zarządzanie trasami dla wykonawców, tworzenie podręczników i dokumentów na spotkania, zatwierdzanie zamówień na materiały biurowe, uczestnictwo w spotkaniach w miejsce kadry kierowniczej, gdy jest to wymagane, tworzenie raportów z wydatków kierowniczych oraz działanie jako „strażnik”, a czasem rzecznik jednego lub większej liczby kierowników. Oprócz ścisłej współpracy z kierownictwem starsi specjaliści mogą również nadzorować personel administracyjny na poziomie podstawowym i przekazywać mu zadania. Te prace mogą nosić takie tytuły, jak asystent wykonawczy, koordynator wykonawczy lub starszy asystent administracyjny.