Vilka är de olika kontorsadministrationsjobben?

Termen Kontoradministration används oftast med hänvisning till kontorsstödpositioner. Inom detta område finns det en mängd olika positioner med olika ansvarsnivåer. Medan vissa kontorsadministrationsjobb ger administratörsstöd till specifika chefer, chefer eller avdelningar uteslutande, hjälper andra kontoret som helhet. Eftersom både definitionen av administration och behovet av administrativ hjälp växer, används många jobbtitlar utbytbart och varierar från arbetsplats till arbetsplats.

Office Administration Jobb på startnivån inkluderar vanligtvis ett sådant ansvar som att öppna, sortera och distribuera post och arkivering, skriva, samla in och skriva ut dokument. Att svara på telefoner, hälsa inkommande besökare och anskaffa förfriskningar för möten och luncher kan också inkluderas i en arbetsbeskrivning på startnivå. Datainmatning och kundtjänst callcenterjobb ingår också ibland i denna grupp. Jobbtitlar kan inkludera reception CLERK, receptionist, junior administrativ assistent eller file kontorist.

mellannivå administratörsjobb innehåller ofta sådant ansvar som att svara på e-post och telefonfrågor på organisationens vägnar, ordna möten och resa för personal, ta minuter under möten och beställa kontorsmaterial. Beroende på storleken på organisationen kan vissa kontor anställa en administrativ professionell på medel på varje avdelning, som sedan fungerar som avdelningens samordnare. Dessa jobb kan ha sådana titlar som administrativ assistent, administrativ koordinator eller kontorschef.

Senior Office Administration Jobs hanterar den högsta ansvarsnivån inom kontorsadministration och involverar oftast att arbeta nära med chefer eller andra medlemmar i ledningen. I små organisationer kan Senior Office Admin till och med hantera ansvar som annars kan kräva en hel avdelningnt, till exempel marknadsföring, HR eller redovisning. Typiska ansvarsområden inkluderar verkställande direktörer, skapa manualer och dokument för möten, godkänna beställningar för kontorsmaterial, delta i möten i stället för chefer när det behövs, skapa verkställande kostnadsrapporter och agera som ”gatekeeper” och ibland talesman för en eller fler chefer. Förutom att arbeta nära ledningen kan ledande yrkesverksamma också övervaka administrationsnivå och delegera uppgifter till dem. Dessa jobb kan ha sådana titlar som Executive Assistant, Executive Coordinator eller Senior Administrativ Assistant.