Vilka är de olika jobbadministratörerna?

Termen kontorsadministration används oftast med hänvisning till kontorstöd. Inom detta område finns det olika positioner med olika ansvarsnivåer. Medan vissa kontorsadministrationsjobb ger administrativt stöd till specifika chefer, chefer eller avdelningar exklusivt, hjälper andra kontoret som helhet. När både definitionen av administration och behovet av administrativt bistånd växer, används många jobbtitlar omväxlande och varierar från arbetsplats till arbetsplats.

Kontorsadministrationsjobb på ingångsnivå inkluderar vanligtvis sådant ansvar som att öppna, sortera och distribuera post och arkivering, skriva, sortera och skriva ut dokument. Svara på telefoner, hälsa på inkommande besökare och skaffa förfriskningar till möten och luncher kan också ingå i en arbetsbeskrivning på startnivå. Datainmatning och kundtjänst callcenterjobb ingår också ibland i denna grupp. Tjänstetitlar kan innehålla receptionist, receptionist, administrativ assistent eller filist.

Adminjobb på mellannivå inkluderar ofta sådana uppgifter som att svara på e-post och telefonfrågor på organisationens vägnar, arrangera möten och resor för personal, ta protokoll under möten och beställa kontorsmaterial. Beroende på organisationens storlek kan vissa kontor anställa en administrativ yrkesmässig personal på varje avdelning som sedan fungerar som den avdelningens samordnare. Dessa jobb kan ha sådana titlar som administrativ assistent, administrativ samordnare eller kontorschef.

Senior office administration jobb hanterar den högsta nivån av ansvar inom office administration och involverar ofta ett nära samarbete med chefer eller andra ledande befattningshavare. I små organisationer kan Senior Office-administratörer även hantera ansvar som annars kan kräva en hel avdelning, till exempel marknadsföring, HR eller redovisning. Typiska ansvarsområden är att hantera verkställande resplaner, skapa manualer och dokument för möten, godkänna beställningar för kontorsmateriel, delta i möten i stället för chefer vid behov, skapa administrativa kostnadsrapporter och agera som ”gatekeeper” och ibland talesman för en eller flera chefer. Förutom att arbeta nära med ledningen, kan äldre yrkesverksamma också övervaka administratörspersonal på startnivå och delegera uppgifter till dem. Dessa jobb kan ha sådana titlar som verkställande assistent, verkställande samordnare eller ledande administrativ assistent.