¿Cuáles son los diferentes trabajos de administración de oficinas?
El término administración de la oficina se usa con mayor frecuencia en referencia a puestos de soporte de la oficina. Dentro de esta área, hay una variedad de posiciones con diferentes niveles de responsabilidad. Mientras que algunos trabajos de administración de la oficina brindan apoyo administrativo a ejecutivos, gerentes o departamentos específicos exclusivamente, otros ayudan a la oficina en su conjunto. A medida que crece tanto la definición de administración como la necesidad de asistencia administrativa, muchos títulos de trabajo se usan indistintamente y varían desde el lugar de trabajo hasta el lugar de trabajo.
Los trabajos de administración de la oficina en el nivel de entrada generalmente incluyen responsabilidades como la apertura, clasificación y distribución de los documentos de correo y presentación, tipificación, recopilación e impresión. Responder a los teléfonos, saludar a los visitantes entrantes y adquirir refrigerios para reuniones y almuerzos también se puede incluir en una descripción del trabajo de nivel de entrada. La entrada de datos y los trabajos del centro de llamadas de servicio al cliente también se incluyen ocasionalmente en este grupo. Los títulos de trabajo pueden incluir recepciónRK, recepcionista, asistente administrativo junior o empleado de archivos.
Los trabajos de administración de nivel medio a menudo incluyen responsabilidades como responder consultas de correo electrónico y teléfono en nombre de la organización, organizar reuniones y viajar para el personal, tomar minutos durante las reuniones y ordenar suministros de oficina. Dependiendo del tamaño de la organización, algunas oficinas pueden emplear a un profesional administrativo de nivel medio en cada departamento, que luego actúa como coordinador de ese departamento. Estos trabajos pueden tener títulos como asistente administrativo, coordinador administrativo o gerente de oficina.
Los trabajos de administración de la oficina senior manejan el más alto nivel de responsabilidad en la administración de la oficina y a menudo implican trabajar estrechamente con ejecutivos u otros miembros de la alta gerencia. En las organizaciones pequeñas, el administrador de la oficina superior puede incluso manejar responsabilidades que de otro modo podrían requerir un departamento completoNT, como marketing, recursos humanos o contabilidad. Las responsabilidades típicas incluyen la gestión de itinerarios ejecutivos, la creación de manuales y documentos para las reuniones, la aprobación de las órdenes de los suministros de la oficina, la asistencia a las reuniones en lugar de los ejecutivos cuando es necesario, creando informes de gastos ejecutivos y actuando como "guardián" y, a veces, portavoz de uno o más ejecutivos. Además de trabajar en estrecha colaboración con la gerencia, los profesionales superiores también pueden supervisar el personal administrativo de nivel de entrada y delegar tareas para ellos. Estos trabajos pueden llevar títulos como asistente ejecutivo, coordinador ejecutivo o asistente administrativo senior.