Quels sont les différents emplois d'administration du bureau?
Le terme Office Administration est le plus souvent utilisé en référence aux postes de soutien aux bureaux. Dans ce domaine, il existe une variété de positions avec différents niveaux de responsabilité. Alors que certains emplois d'administration de bureau fournissent un soutien administratif à des cadres spécifiques, des gestionnaires ou des services exclusivement, d'autres aident le bureau dans son ensemble. À la fois la définition de l'administration et la nécessité d'une assistance administrative augmente, de nombreux titres d'emploi sont utilisés de manière interchangeable et varient d'un lieu de travail au lieu de travail.
Les emplois d'administration de bureau au niveau d'entrée incluent généralement des responsabilités telles que l'ouverture, le tri et la distribution de courrier et les documents de frappe, de dactylographie, de collation et d'impression. Répondre aux téléphones, saluer les visiteurs entrants et procurer des rafraîchissements pour les réunions et les déjeuners peut également être inclus dans une description de poste de niveau d'entrée. Les travaux de la saisie des données et du service client sont également parfois inclus dans ce groupe. Les titres de travail peuvent inclure la réception CLERK, réceptionniste, assistant administratif junior ou commis de fichier.
Les emplois d'administration de niveau intermédiaire incluent souvent des responsabilités telles que la réponse aux e-mails et aux requêtes téléphoniques pour le compte de l'organisation, à organiser des réunions et des voyages pour le personnel, à prendre des minutes pendant les réunions et à commander des fournitures de bureau. Selon la taille de l'organisation, certains bureaux peuvent utiliser un professionnel administratif de niveau intermédiaire dans chaque département, qui agit ensuite en tant que coordinateur de ce département. Ces emplois pourraient avoir des titres tels que l'assistant administratif, le coordinateur administratif ou le directeur de bureau.
Les emplois de l'administration de bureaux seniors gèrent le plus haut niveau de responsabilité dans l'administration du bureau et impliquent le plus souvent de travailler en étroite collaboration avec des dirigeants ou d'autres membres de la haute direction. Dans les petites organisations, l'administrateur senior peut même assumer des responsabilités qui pourraient autrement nécessiter un département entierNT, comme le marketing, les RH ou la comptabilité. Les responsabilités typiques comprennent la gestion des itinéraires des cadres, la création de manuels et les documents pour les réunions, l'approbation des commandes de fournitures de bureau, la participation aux réunions à la place des cadres en cas de besoin, la création de rapports de dépenses des dirigeants et l'action en tant que «gardien» et parfois le porte-parole pour un ou plusieurs dirigeants. En plus de travailler en étroite collaboration avec la direction, les professionnels supérieurs pourraient également superviser le personnel d'administration d'entrée de gamme et leur déléguer des tâches. Ces emplois pourraient porter des titres tels que l'assistant exécutif, le coordinateur exécutif ou l'assistant administratif principal.