Quels sont les différents emplois d'administration de bureau?
Le terme administration de bureau est le plus souvent utilisé en référence aux postes de soutien de bureau. Dans ce domaine, il existe une variété de postes avec différents niveaux de responsabilité. Alors que certains emplois d'administration de bureau fournissent un soutien administratif à des cadres, des responsables ou des départements spécifiques, d'autres assistent le bureau dans son ensemble. Au fur et à mesure que la définition de l’administration et le besoin d’assistance administrative se développent, de nombreux intitulés d’emploi sont utilisés de manière interchangeable et varient d’un lieu de travail à l’autre.
Les tâches d’administration de bureau au niveau débutant incluent généralement des responsabilités telles que l’ouverture, le tri et la distribution du courrier et le classement, la dactylographie, la compilation et l’impression de documents. Répondre à un téléphone, accueillir les visiteurs entrants et se procurer des rafraîchissements pour des réunions et des déjeuners peut également être inclus dans une description de poste de niveau débutant. La saisie de données et les travaux de centre d’appel du service clientèle sont également parfois inclus dans ce groupe. Les titres de poste peuvent inclure commis à la réception, réceptionniste, assistant administratif junior ou commis aux dossiers.
Les tâches d’administrateur de niveau intermédiaire incluent souvent des responsabilités telles que répondre au courrier électronique et aux questions téléphoniques de la part de l’organisation, organiser des réunions et des déplacements pour le personnel, rédiger des procès-verbaux lors de réunions et commander des fournitures de bureau. Selon la taille de l'organisation, certains bureaux peuvent employer un professionnel administratif de niveau intermédiaire dans chaque département, qui agit ensuite en tant que coordinateur de ce département. Ces emplois peuvent avoir des titres d'assistant administratif, de coordinateur administratif ou de chef de bureau.
Les postes d’administrateur de bureau supérieur assument le plus haut niveau de responsabilité en matière d’administration de bureau et impliquent le plus souvent de travailler en étroite collaboration avec des cadres supérieurs ou d’autres membres de la direction. Dans les petites organisations, l’administrateur de bureau principal peut même assumer des responsabilités qui pourraient autrement nécessiter un département entier, tel que le marketing, les ressources humaines ou la comptabilité. Les responsabilités habituelles incluent la gestion des itinéraires des dirigeants, la création de manuels et de documents pour les réunions, l’approbation des commandes de fournitures de bureau, la participation à des réunions à la place des cadres, la création de rapports de dépenses des cadres et l’intervention et le rôle de porte-parole d’un ou de plusieurs dirigeants. En plus de travailler en étroite collaboration avec la direction, les cadres supérieurs peuvent également superviser le personnel administratif débutant et leur déléguer des tâches. Ces emplois peuvent porter des titres d'assistant exécutif, de coordinateur exécutif ou d'assistant administratif principal.