Hvad er de forskellige jobadministrationsjob?
Udtrykket kontoradministration bruges oftest som reference til kontorstøttestillinger. Inden for dette område er der forskellige positioner med forskellige ansvarsniveauer. Mens nogle kontoradministrationsopgaver udelukkende yder administrationssupport til specifikke ledere, ledere eller afdelinger, hjælper andre kontoret som helhed. Efterhånden som både definitionen af administration og behovet for administrativ bistand vokser, bruges mange jobtitler om hverandre og varierer fra arbejdsplads til arbejdsplads.
Kontoradministrationsjob på indgangsniveau inkluderer normalt sådanne opgaver som åbning, sortering og distribution af post og arkivering, indtastning, sortering og udskrivning af dokumenter. Besvarelse af telefoner, hilsen på indkommende besøgende og indkøb af forfriskninger til møder og frokostpakker kan også være inkluderet i en jobbeskrivelse på indgangsniveau. Dataindtastning og kundeservicecallcenter-job er også lejlighedsvist inkluderet i denne gruppe. Job titler kan omfatte front desk kontorist, receptionist, junior administrativ assistent eller fil kontorist.
Administratorjob på mellemniveau inkluderer ofte sådanne opgaver som besvarelse af e-mail og telefonforespørgsler på organisationens vegne, arrangering af møder og rejser for personalet, tage minutter under møder og bestilling af kontorartikler. Afhængigt af organisationens størrelse kan nogle kontorer ansætte en midtvejsadministrator inden for hver afdeling, der derefter fungerer som den afdelings koordinator. Disse job kan have sådanne titler som administrativ assistent, administrativ koordinator eller kontorchef.
Seniorkontoradministrationsjob håndterer det højeste ansvar inden for kontoradministration og involverer oftest et tæt samarbejde med ledere eller andre medlemmer af ledelsen. I små organisationer kan seniorkontoradministrator endda håndtere ansvar, der ellers kræver en hel afdeling, såsom marketing, HR eller regnskab. Typiske ansvarsområder inkluderer administrering af udøvende rejseplaner, oprettelse af manualer og dokumenter til møder, godkendelse af ordrer til kontorartikler, deltagelse i møder i stedet for ledere, når det er nødvendigt, oprettelse af udgiftsrapporter om udøvelse og fungerer som "gatekeeper" og sommetider talsmand for en eller flere ledere. Ud over at arbejde tæt sammen med ledelsen kan seniorfolk også overvåge administrationspersonalet på entry level og delegere opgaver til dem. Disse job kan indeholde titler som eksekutivassistent, eksekutorkoordinator eller administrativ assistent.