Wat zijn de verschillende taken voor Office-beheer?
De term kantooradministratie wordt meestal gebruikt in verwijzing naar ondersteunende functies. Binnen dit gebied zijn er verschillende functies met verschillende verantwoordelijkheidsniveaus. Terwijl sommige kantooradministratietaken alleen admin-ondersteuning bieden aan specifieke leidinggevenden, managers of afdelingen, helpen anderen het kantoor als geheel. Naarmate zowel de definitie van administratie als de behoefte aan administratieve ondersteuning groeit, worden veel functietitels door elkaar gebruikt en variëren van werkplek tot werkplek.
Taken voor kantoorbeheer op instapniveau omvatten meestal taken als het openen, sorteren en verspreiden van e-mail en archiveren, typen, sorteren en afdrukken van documenten. Het beantwoorden van telefoons, het begroeten van binnenkomende bezoekers en het verkrijgen van verfrissingen voor vergaderingen en lunches kunnen ook worden opgenomen in een functiebeschrijving op instapniveau. Gegevensinvoer en klantenservice call center banen zijn ook af en toe opgenomen in deze groep. Functietitels zijn bijvoorbeeld receptionist, receptionist, junior administratief medewerker of dossiermedewerker.
Middellange admin-taken omvatten vaak verantwoordelijkheden zoals het beantwoorden van e-mail en telefonische vragen namens de organisatie, het organiseren van vergaderingen en reizen voor personeel, notulen tijdens vergaderingen en het bestellen van kantoorbenodigdheden. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, kunnen sommige kantoren op elke afdeling een mid-level administratieve professional in dienst hebben, die vervolgens optreedt als coördinator van die afdeling. Deze banen kunnen titels hebben als administratief medewerker, administratief coördinator of officemanager.
Senior kantooradministratietaken dragen het hoogste verantwoordelijkheidsniveau in kantooradministratie en omvatten meestal nauw samenwerken met leidinggevenden of andere leden van het senior management. In kleine organisaties kan de hoofdfunctionaris zelfs verantwoordelijkheden afhandelen waarvoor anders een hele afdeling nodig is, zoals marketing, HR of boekhouding. Typische verantwoordelijkheden zijn onder andere het beheren van reisroutes van leidinggevenden, het maken van handleidingen en documenten voor vergaderingen, het goedkeuren van bestellingen voor kantoorbenodigdheden, het bijwonen van vergaderingen in plaats van leidinggevenden indien nodig, het maken van uitvoerende onkostenrapporten en het optreden als "poortwachter" en soms woordvoerder voor een of meer leidinggevenden. Naast nauwe samenwerking met het management, kunnen senior professionals ook toezicht houden op beheerders op instapniveau en taken aan hen delegeren. Deze banen kunnen titels bevatten als uitvoerend assistent, uitvoerend coördinator of senior administratief medewerker.