Quais são os diferentes trabalhos de administração do Office?

O termo administração de escritório é mais frequentemente usado em referência a posições de suporte de escritório. Dentro desta área, há uma variedade de posições com diferentes níveis de responsabilidade. Enquanto alguns trabalhos de administração do escritório fornecem suporte administrativo exclusivamente a executivos, gerentes ou departamentos específicos, outros ajudam o escritório como um todo. À medida que a definição de administração e a necessidade de assistência administrativa aumentam, muitos cargos são usados ​​de forma intercambiável e variam de local de trabalho para local de trabalho.

Os trabalhos de administração do escritório no nível de entrada geralmente incluem responsabilidades como abrir, classificar e distribuir e-mails e arquivar, digitar, agrupar e imprimir documentos. Atender telefones, cumprimentar visitantes e adquirir bebidas para reuniões e almoços também podem ser incluídos em uma descrição de cargo de nível básico. Ocasionalmente, os trabalhos de entrada de dados e central de atendimento ao cliente também são incluídos neste grupo. Os cargos podem incluir recepcionista, recepcionista, assistente administrativo júnior ou recepcionista.

Os trabalhos de administração de nível médio geralmente incluem responsabilidades como responder a perguntas por e-mail e telefone em nome da organização, organizar reuniões e viajar para a equipe, tirar minutos durante as reuniões e solicitar material de escritório. Dependendo do tamanho da organização, alguns escritórios podem empregar um profissional administrativo de nível médio em cada departamento, que atua como coordenador do departamento. Esses trabalhos podem ter títulos como assistente administrativo, coordenador administrativo ou gerente de escritório.

Os cargos de administração de escritório sênior lidam com o mais alto nível de responsabilidade na administração de escritório e geralmente envolvem trabalho próximo a executivos ou outros membros da gerência sênior. Em pequenas organizações, o administrador sênior do escritório pode até lidar com responsabilidades que, de outra forma, exigiriam um departamento inteiro, como marketing, RH ou contabilidade. As responsabilidades típicas incluem gerenciar itinerários executivos, criar manuais e documentos para reuniões, aprovar pedidos de material de escritório, participar de reuniões no lugar de executivos quando necessário, criar relatórios de despesas executivas e atuar como "porteiro" e às vezes porta-voz de um ou mais executivos. Além de trabalhar em estreita colaboração com a gerência, os profissionais seniores também podem supervisionar a equipe administrativa de nível de entrada e delegar tarefas a eles. Esses trabalhos podem ter títulos como assistente executivo, coordenador executivo ou assistente administrativo sênior.