Was sind die verschiedenen Office Administration Jobs?
Der Begriff Büroverwaltung wird am häufigsten in Bezug auf Bürounterstützungspositionen verwendet. Innerhalb dieses Bereichs gibt es eine Vielzahl von Positionen mit unterschiedlichem Verantwortungsbereich. Während einige Aufgaben in der Büroverwaltung nur bestimmten Führungskräften, Managern oder Abteilungen Administratorunterstützung bieten, unterstützen andere das gesamte Büro. Da sowohl die Definition der Verwaltung als auch der Bedarf an administrativer Unterstützung zunimmt, werden viele Berufsbezeichnungen austauschbar verwendet und variieren von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz.
Zu den Aufgaben in der Büroverwaltung auf der Einstiegsebene gehören normalerweise das Öffnen, Sortieren und Verteilen von E-Mails sowie das Ablegen, Schreiben, Sortieren und Drucken von Dokumenten. Der Anrufbeantworter, die Begrüßung eingehender Besucher und die Beschaffung von Erfrischungen für Besprechungen und Mittagessen können ebenfalls in eine Einstiegs-Jobbeschreibung aufgenommen werden. Gelegentlich sind auch Dateneingabe- und Kundendienst-Callcenter-Jobs in dieser Gruppe enthalten. Zu den Berufsbezeichnungen gehören beispielsweise Rezeptionist, Empfangsmitarbeiter, Junior-Verwaltungsassistent oder Archivar.
Zu den Aufgaben von Administratoren auf mittlerer Ebene gehören häufig die Beantwortung von E-Mail- und Telefonanfragen im Namen der Organisation, die Organisation von Besprechungen und Reisen für Mitarbeiter, das Protokollieren von Besprechungen und das Bestellen von Büromaterial. Abhängig von der Größe der Organisation beschäftigen einige Büros in jeder Abteilung einen Verwaltungsmitarbeiter auf mittlerer Ebene, der dann als Koordinator dieser Abteilung fungiert. Diese Jobs können Titel wie Verwaltungsassistent, Verwaltungskoordinator oder Büroleiter haben.
Senior Office Administration Jobs haben die höchste Verantwortung in der Büroverwaltung und erfordern meist eine enge Zusammenarbeit mit Führungskräften oder anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung. In kleinen Organisationen kann der leitende Büroadministrator sogar Aufgaben übernehmen, die ansonsten eine ganze Abteilung erfordern, wie z. B. Marketing, Personal oder Buchhaltung. Typische Aufgaben sind das Verwalten von Führungskräften, das Erstellen von Handbüchern und Dokumenten für Besprechungen, das Genehmigen von Bestellungen für Büromaterial, die Teilnahme an Besprechungen anstelle von Führungskräften bei Bedarf, das Erstellen von Spesenabrechnungen für Führungskräfte sowie das Tätigen als „Gatekeeper“ und manchmal als Sprecher eines oder mehrerer Führungskräfte. Neben der engen Zusammenarbeit mit dem Management können hochrangige Fachkräfte auch Verwaltungsmitarbeiter der Einstiegsklasse beaufsichtigen und Aufgaben an diese delegieren. Diese Jobs können Titel wie Executive Assistant, Executive Coordinator oder Senior Administrative Assistant tragen.