さまざまなOffice管理ジョブとは何ですか？

オフィス管理という用語は、多くの場合、オフィスのサポートポジションに関連して使用されます。 この分野には、さまざまなレベルの責任を持つさまざまな役職があります。 一部のオフィス管理ジョブは、特定の幹部、マネージャー、または部門のみに管理サポートを提供しますが、他のジョブはオフィス全体を支援します。 管理の定義と管理支援の必要性の両方が高まるにつれて、多くの役職が同じ意味で使用され、職場によって異なります。

通常、エントリレベルでのオフィス管理ジョブには、メールを開いたり、並べ替えたり、配布したり、ドキュメントをファイリング、入力、照合、および印刷したりする責任が含まれます。 電話への応答、来訪者への挨拶、会議や昼食のための軽食の調達も、エントリレベルのジョブの説明に含まれる場合があります。 データ入力と顧客サービスのコールセンターの仕事もこのグループに含まれることがあります。 役職には、フロント係、受付係、下級管理アシスタント、またはファイル係が含まれます。

中間レベルの管理職には、組織に代わってメールや電話での問い合わせに答える、スタッフの会議や出張を手配する、会議中に数分かかる、事務用品を注文するなどの責任が含まれます。 組織の規模に応じて、一部のオフィスでは各部門で中級の管理専門家を雇用し、その専門家がその部門のコーディネーターを務めます。 これらのジョブには、管理アシスタント、管理コーディネーター、オフィスマネージャーなどの役職があります。

上級管理職の仕事は、最高レベルの職務管理を担当し、ほとんどの場合、幹部または上級管理職の他のメンバーと緊密に連携する必要があります。 小規模な組織では、上級オフィス管理者が、マーケティング、人事、経理などの部門全体を必要とする可能性のある責任を処理することさえあります。 典型的な責任には、幹部の旅程の管理、会議のマニュアルと文書の作成、事務用品の注文の承認、必要に応じて幹部の代わりの会議への出席、幹部経費報告書の作成、1人以上の幹部の「ゲートキーパー」およびスポークスマンとしての役割が含まれます。 経営陣と緊密に連携することに加えて、上級専門家はエントリーレベルの管理スタッフを監督し、タスクを彼らに委任することもできます。 これらのジョブには、エグゼクティブアシスタント、エグゼクティブコーディネーター、上級管理アシスタントなどの役職が含まれます。