Quali sono i diversi lavori di amministrazione dell'ufficio?

Il termine amministrazione dell'ufficio viene spesso utilizzato in riferimento a posizioni di supporto dell'ufficio. All'interno di questa area, ci sono una varietà di posizioni con diversi livelli di responsabilità. Mentre alcuni lavori di amministrazione dell'ufficio forniscono supporto amministrativo esclusivo a dirigenti, dirigenti o dipartimenti specifici, altri assistono l'ufficio nel suo insieme. Man mano che crescono sia la definizione di amministrazione sia la necessità di assistenza amministrativa, molti titoli di lavoro vengono usati in modo intercambiabile e variano da luogo di lavoro a luogo di lavoro.

I lavori di amministrazione dell'ufficio a livello di entrata comprendono generalmente responsabilità come l'apertura, l'ordinamento e la distribuzione di posta e archiviazione, la digitazione, la raccolta e la stampa di documenti. Rispondere ai telefoni, salutare i visitatori in arrivo e procurarsi un rinfresco per riunioni e pranzi può anche essere incluso in una descrizione del lavoro entry level. Anche i lavori di call center per l'immissione di dati e il servizio clienti sono occasionalmente inclusi in questo gruppo. I titoli di lavoro possono includere l'addetto alla reception, l'addetto alla reception, l'assistente amministrativo junior o l'impiegato di file.

I lavori di amministratore di medio livello spesso includono responsabilità come rispondere a domande e-mail e telefoniche per conto dell'organizzazione, organizzare riunioni e viaggiare per il personale, prendere minuti durante le riunioni e ordinare forniture per ufficio. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, alcuni uffici possono impiegare un professionista amministrativo di medio livello in ciascun dipartimento, che funge quindi da coordinatore di quel dipartimento. Questi lavori potrebbero avere titoli come assistente amministrativo, coordinatore amministrativo o responsabile dell'ufficio.

I lavori di amministrazione dell'ufficio senior gestiscono il più alto livello di responsabilità nell'amministrazione dell'ufficio e molto spesso comportano la stretta collaborazione con dirigenti o altri membri del senior management. Nelle piccole organizzazioni, l'amministratore dell'ufficio senior può persino gestire responsabilità che potrebbero altrimenti richiedere un intero reparto, come marketing, risorse umane o contabilità. Le responsabilità tipiche comprendono la gestione di itinerari esecutivi, la creazione di manuali e documenti per riunioni, l'approvazione di ordini per forniture per ufficio, la partecipazione a riunioni al posto dei dirigenti quando richiesto, la creazione di rapporti sulle spese dei dirigenti e la funzione di "gatekeeper" e talvolta portavoce di uno o più dirigenti. Oltre a lavorare a stretto contatto con la direzione, i professionisti senior possono anche supervisionare il personale amministrativo di livello base e delegare loro compiti. Questi lavori potrebbero avere titoli come assistente esecutivo, coordinatore esecutivo o assistente amministrativo senior.