Hva er de forskjellige jobbadministrasjonene?

Begrepet kontoradministrasjon brukes ofte i referanse til kontorstøttestillinger. Innenfor dette området er det en rekke stillinger med varierende ansvarsnivå. Mens noen kontoradministrasjonsjobber utelukkende gir administrasjonsstøtte til bestemte ledere, ledere eller avdelinger, hjelper andre kontoret som helhet. Etter hvert som både definisjonen av administrasjon og behovet for administrativ hjelp vokser, blir mange stillinger brukt om hverandre og varierer fra arbeidsplass til arbeidsplass.

Kontoradministrasjonsjobber på inngangsnivå inkluderer vanligvis slike oppgaver som å åpne, sortere og distribuere post og arkivere, skrive, sortere og skrive ut dokumenter. Besvarelse av telefoner, hilsen til innkommende besøkende og innkjøp av forfriskninger til møter og lunsjer kan også være inkludert i stillingsbeskrivelsen på inngangsnivå. Datainnførings- og kundeservice-callcenter-jobber er også noen ganger inkludert i denne gruppen. Jobbtitler kan inkludere front desk kontorist, resepsjonist, junior administrativ assistent eller fil kontorist.

Administratorjobber på mellomnivå inkluderer ofte et slikt ansvar som å svare på e-post og telefonforespørsler på vegne av organisasjonen, arrangere møter og reise for ansatte, ta minutter under møter og bestille kontorrekvisita. Avhengig av organisasjonens størrelse, kan noen kontorer ansette en administrativ profesjonell på mellomnivå i hver avdeling, som deretter fungerer som den avdelingens koordinator. Disse jobbene kan ha titler som administrativ assistent, administrativ koordinator eller kontorsjef.

Seniorkontoradministrasjonsjobber håndterer det høyeste nivået av ansvar i kontoradministrasjon og involverer ofte ofte et nært samarbeid med ledere eller andre medlemmer av toppledelsen. I små organisasjoner kan seniorkontoradministrator til og med håndtere ansvar som ellers kan kreve en hel avdeling, for eksempel markedsføring, HR eller regnskap. Typiske ansvarsområder inkluderer å håndtere utøvende reiseruter, lage manualer og dokumenter for møter, godkjenne bestillinger for kontorrekvisita, delta på møter i stedet for ledere når det er nødvendig, lage administrasjonsutgiftsrapporter og fungere som "gatekeeper" og noen ganger talsperson for en eller flere ledere. I tillegg til å jobbe tett med ledelsen, kan seniorpersoner også føre tilsyn med administrasjonspersonalet på inngangsnivå og delegere oppgaver til dem. Disse jobbene kan inneholde titler som utøvende assistent, utøvende koordinator eller administrativ assistent.