Jaké jsou různé typy sekretářů?
V typickém obchodním prostředí vykonává většina administrativních tajemníků stejné základní administrativní povinnosti. V některých druzích úřadů se však mohou sekretáři specializovat na určitou oblast a mají jedinečné povinnosti. Mezi příklady patří výkonní tajemníci i tajemníci, kteří pracují v právní, lékařské a finanční oblasti; tyto pozice často vyžadují dodatečné školení nebo zkušenosti nad rámec provádění standardních administrativních úkolů. Virtuální asistenti, z nichž většina pracuje na dálku v oddělené kanceláři nebo mimo své domovy, jsou další kategorií sekretářů, která se na moderním pracovišti stala běžnou.
Kancelářský tajemník je tradičně osoba odpovědná za zpracování administrativní práce organizace, jako je agentura, korporace nebo škola. Mohl by například spravovat interní a externí komunikaci, plánovat události a schůzky, udržovat databáze nebo jiné systémy vedení záznamů a zajišťovat hladké a efektivní fungování kancelářských činností. Tajemníci obvykle ovládají technologii, obsluhují telefony, faxy, počítače a další kancelářské vybavení.
Výkonný tajemník je často asistentem vedoucího konkrétní organizace nebo oddělení v rámci společnosti. Například neziskový ředitel může mít výkonného tajemníka, který by pak mohl dohlížet na zaměstnance sekretariátu, kteří vykonávají běžné administrativní úkoly. Jeho role často zahrnuje koordinaci pracovního postupu kanceláře a delegování administrativních povinností na jiné zaměstnance.
Právní tajemníci, obvykle pod dohledem právního zástupce nebo zástupce, obvykle vykonávají správní povinnosti související s právním řízením. Ve srovnání s jinými typy sekretářů by se jejich práce mohla více zaměřit na výzkum. Další denní povinnosti mohou zahrnovat přípravu právních dokumentů a plánování schůzek s klienty a dalšími právníky.
Lékařský tajemník má obvykle specializované znalosti týkající se medicíny nebo zdravotního pojištění. Může pracovat v ordinaci lékaře, na klinice nebo v nemocnici a často odpovídá za plánování schůzek a vedení záznamů o pacientech. Tato pozice obvykle vyžaduje určité finanční znalosti, aby mohla provádět fakturační postupy. Podobně jako právní tajemník může lékařský výzkum provádět i výzkum. Dále může být přidělen ke konkrétnímu zdravotnickému odborníkovi, který mu pomáhá při psaní zpráv a článků v časopisech nebo při přípravě na konference.
Finanční tajemník je profesionál, který často pracuje pro církev nebo jinou organizaci, která vyžaduje pečlivé sledování příchozích a odchozích finančních prostředků. V některých případech není role finančního tajemníka placeným místem, nýbrž spíše dobrovolným křeslem, které někdo plní na tabuli nebo příbuznou skupinou lidí. Obvykle sleduje finanční údaje a může být odpovědný za skutečné nakládání s finančními prostředky.
Virtuální asistenti jsou obvykle nezávislí pracovníci, kteří pracují z domova nebo z jiných míst, než je tradiční kancelář. Spolehlivě se spoléhají na technologii, protože většinu jejich práce provádějí počítače, fax a telefon. Jejich konkrétní oblasti odborných znalostí se mohou lišit. Někteří jednají jako osobní asistenti svých nadřízených, plánují zakázky a vykonávají jiné administrativní povinnosti. Jiní se mohou specializovat na určité oblasti, jako je finance, účetnictví nebo právní nebo lékařský přepis.