Jaké jsou různé typy tajemníků?
V typickém obchodním prostředí vykonává většina kancelářských sekretářů stejné základní administrativní povinnosti. V některých typech kanceláří se však tajemníci mohou specializovat na konkrétní oblast a mít jedinečné povinnosti. Některé příklady zahrnují výkonné tajemníky a tajemníci, kteří pracují v právních, lékařských a finančních oblastech; Tyto pozice často vyžadují další školení nebo zkušenosti kromě provádění standardních administrativních úkolů. Virtuální asistenti, z nichž většina pracuje vzdáleně v samostatné kanceláři nebo z jejich domovů, jsou další kategorií tajemníků, kteří se na moderním pracovišti stali běžnou.
Tradičně je tajemníkem kanceláře osobou odpovědnou za zpracování administrativních prací pro organizaci, jako je agentura, korporace nebo škola. Mohl by například spravovat interní a externí komunikaci, naplánovat události a schůzky, udržovat databáze nebo jiné systémy vedení záznamů a zajistit, aby Office ActivitiEs běží hladce a efektivně. Tajemníci jsou obvykle zdatní s technologií, provozními telefony, faxovými stroji, počítači a dalším kancelářským vybavením.
Výkonný tajemník je často asistentem vůdce konkrétní organizace nebo oddělení v rámci společnosti. Například neziskový ředitel může mít výkonného tajemníka, který by pak mohl dohlížet na zaměstnance sekretáře, kteří provádějí rutinní administrativní úkoly. Jeho role často zahrnuje koordinaci pracovního postupu kanceláře a delegování administrativních povinností na ostatní zaměstnance.
Právní tajemníci, obvykle pod dohledem právníka nebo paralegal, obvykle plní správní povinnosti související s právním řízením. Ve srovnání s jinými typy tajemníků by se jejich práce mohla více zaměřit na výzkum. Další denní povinnosti mohou zahrnovat přípravu právních dokumentů a plánování mEetings s klienty a dalšími právníky.
Lékařská sekretářka obvykle má specializované znalosti týkající se medicíny nebo zdravotního pojištění. Mohl by pracovat v lékařské kanceláři, klinice nebo nemocnici a často je zodpovědný za plánování schůzek a vedení záznamů pacientů. Tato pozice obvykle vyžaduje určité finanční znalosti, aby mohla provádět fakturační postupy. Stejně jako právní tajemník může lékař provést také výzkum. Kromě toho může být přidělen konkrétnímu lékaři, který mu pomáhá při psaní zpráv a časopisových článků nebo přípravou na konference.
Finanční tajemník je profesionál, který často pracuje pro církev nebo jinou organizaci, která vyžaduje pečlivé sledování příchozích a odchozích prostředků. V některých případech není role finančního tajemníka placená pozice, ale spíše dobrovolné křeslo, které někdo vyplní na palubě nebo související skupině lidí. Normálně sleduje finanční data může být zodpovědný za skutečné zacházení s prostředky.
Virtuální asistenti jsou obvykle na volné noze, kteří pracují z domova nebo někde jinde než z tradiční kanceláře. Na technologii se silně spoléhají, protože většina jejich práce provádí počítač, fax a telefon. Jejich konkrétní oblasti odborných znalostí se mohou lišit. Někteří působí jako osobní asistenti svých nadřízených, plánování závazků a plnění dalších administrativních povinností. Jiní by se mohli specializovat na určité oblasti, jako jsou finance, účetnictví nebo právní nebo lékařský přepis.