Wat zijn de verschillende soorten secretaresses?
In typische bedrijfsomgevingen voeren de meeste kantoorsecretarissen dezelfde basisbeheertaken uit. In bepaalde soorten kantoren kunnen secretaresses zich echter specialiseren in een bepaald gebied en unieke verantwoordelijkheden hebben. Enkele voorbeelden zijn uitvoerende secretaresses en secretaresses die werkzaam zijn op juridisch, medisch en financieel gebied; deze functies vereisen vaak aanvullende training of ervaring die verder gaat dan het uitvoeren van standaard administratieve taken. Virtuele assistenten, van wie de meesten op afstand werken in een apart kantoor of buitenshuis, zijn een andere categorie secretaresses die op de moderne werkplek gebruikelijk zijn geworden.
Traditioneel is een kantoorsecretaris de persoon die verantwoordelijk is voor de administratieve werkzaamheden voor een organisatie, zoals een bureau, een bedrijf of een school. Hij of zij kan bijvoorbeeld interne en externe communicatie beheren, evenementen en afspraken plannen, databases of andere archiveringssystemen onderhouden en ervoor zorgen dat kantooractiviteiten soepel en efficiënt verlopen. Secretaresses zijn meestal bedreven in technologie, bedieningstelefoons, faxapparaten, computers en andere kantoorapparatuur.
Een directiesecretaresse is vaak de assistent van de leider van een bepaalde organisatie of van een afdeling binnen een bedrijf. Een directeur zonder winstoogmerk kan bijvoorbeeld een directiesecretaresse hebben, die vervolgens toezicht houdt op de secretariële medewerkers die routinematige administratieve taken uitvoeren. Zijn of haar rol omvat vaak het coördineren van de workflow van het kantoor en het delegeren van administratieve verantwoordelijkheden aan andere werknemers.
Juridische secretaresses, meestal onder toezicht van een advocaat of paralegal, voeren over het algemeen administratieve taken uit met betrekking tot gerechtelijke procedures. In vergelijking met andere typen secretaresses zou hun werk mogelijk meer gericht zijn op onderzoek. Andere dagelijkse verantwoordelijkheden kunnen het opstellen van juridische documenten en het plannen van vergaderingen met klanten en andere advocaten zijn.
Een medisch secretaresse heeft normaal gesproken gespecialiseerde kennis met betrekking tot medicijnen of ziektekostenverzekering. Hij of zij werkt mogelijk in een dokterspraktijk, een kliniek of een ziekenhuis en is vaak verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het bijhouden van patiëntendossiers. De positie vereist meestal enige financiële kennis om factureringsprocedures uit te voeren. Net als een juridisch secretaresse kan een medisch secretaresse ook onderzoek doen. Bovendien kan hij of zij worden toegewezen aan een specifieke medische professional, die hem of haar helpt met het schrijven van rapporten en tijdschriftartikelen of het voorbereiden van conferenties.
Een financieel secretaresse is een professional die vaak werkt voor een kerk of andere organisatie die zorgvuldig het inkomende en uitgaande geld moet volgen. In sommige gevallen is de rol van financieel secretaris geen betaalde functie, maar eerder een vrijwillige zetel die iemand in een bestuur of een verwante groep mensen vervult. Hij of zij houdt normaal gesproken financiële gegevens bij en is mogelijk verantwoordelijk voor de daadwerkelijke verwerking van fondsen.
Virtuele assistenten zijn meestal freelancers die thuis werken of ergens anders dan een traditioneel kantoor. Ze zijn sterk afhankelijk van technologie, omdat het grootste deel van hun werk wordt gedaan via computer, fax en telefoon. Hun specifieke expertisegebieden kunnen variëren. Sommigen fungeren als persoonlijke assistenten voor hun supervisors, plannen opdrachten in en voeren andere administratieve taken uit. Anderen kunnen zich specialiseren in bepaalde gebieden, zoals financiën, boekhouding of juridische of medische transcriptie.