Jakie są różne typy sekretarek?
W typowych warunkach biznesowych większość sekretarek biurowych wykonuje te same podstawowe obowiązki administracyjne. Jednak w niektórych rodzajach biur sekretarki mogą specjalizować się w określonym obszarze i ponosić wyjątkowe obowiązki. Niektóre przykłady obejmują sekretarzy wykonawczych, a także sekretarzy, którzy pracują w dziedzinie prawa, medycyny i finansów; stanowiska te często wymagają dodatkowego szkolenia lub doświadczenia poza wykonywaniem standardowych zadań administracyjnych. Wirtualni asystenci, z których większość pracuje zdalnie w oddzielnym biurze lub poza domem, to kolejna kategoria sekretarek, które stały się powszechne w nowoczesnym miejscu pracy.
Tradycyjnie sekretarzem biura jest osoba odpowiedzialna za obsługę pracy administracyjnej organizacji, takiej jak agencja, korporacja lub szkoła. Może on, na przykład, zarządzać komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, planować zdarzenia i spotkania, utrzymywać bazy danych lub inne systemy prowadzenia dokumentacji oraz zapewniać, że czynności biurowe przebiegają sprawnie i wydajnie. Sekretarze zazwyczaj biegle posługują się technologią, obsługą telefonów, faksów, komputerów i innego sprzętu biurowego.
Sekretarz wykonawczy jest często asystentem lidera określonej organizacji lub działu w firmie. Na przykład dyrektor organizacji non-profit może mieć sekretarza wykonawczego, który może wówczas nadzorować pracowników sekretariatu wykonujących rutynowe zadania administracyjne. Jego rola często obejmuje koordynowanie pracy biura i przekazywanie obowiązków biurowych innym pracownikom.
Sekretarze prawni, zwykle nadzorowani przez adwokata lub asystenta prawnego, zazwyczaj wykonują obowiązki administracyjne związane z postępowaniem sądowym. W porównaniu z innymi typami sekretarek ich praca może bardziej koncentrować się na badaniach. Inne codzienne obowiązki mogą obejmować przygotowywanie dokumentów prawnych i planowanie spotkań z klientami i innymi prawnikami.
Sekretarz medyczny zwykle ma specjalistyczną wiedzę związaną z medycyną lub ubezpieczeniem zdrowotnym. Może on pracować w gabinecie lekarskim, klinice lub szpitalu i często jest odpowiedzialny za planowanie spotkań i prowadzenie dokumentacji pacjenta. Stanowisko zwykle wymaga pewnej wiedzy finansowej w celu przeprowadzenia procedur rozliczeniowych. Podobnie jak sekretarz prawny, sekretarz medyczny może również przeprowadzać badania. Ponadto może on zostać przydzielony do konkretnego specjalisty medycznego, pomagając mu w pisaniu raportów i artykułów w czasopismach lub przygotowując się do konferencji.
Sekretarz finansowy to specjalista, który często pracuje w kościele lub innej organizacji, która wymaga uważnego śledzenia przychodzących i wychodzących funduszy. W niektórych przypadkach rolą sekretarza ds. Finansów nie jest płatna pozycja, lecz raczej dobrowolne miejsce, które ktoś zasiada w zarządzie lub pokrewnej grupie osób. Zwykle śledzi dane finansowe i może być odpowiedzialny za faktyczne zarządzanie środkami.
Wirtualni asystenci to zazwyczaj freelancerzy, którzy pracują w domu lub w innym miejscu niż tradycyjne biuro. Polegają w dużej mierze na technologii, ponieważ większość ich pracy odbywa się za pomocą komputera, faksu i telefonu. Ich obszary specjalizacji mogą się różnić. Niektórzy działają jako osobiści asystenci swoich przełożonych, planując zlecenia i wykonując inne obowiązki urzędnicze. Inni mogą specjalizować się w niektórych obszarach, takich jak finanse, księgowość lub transkrypcja prawna lub medyczna.