Hvad er de forskellige typer sekretærer?
I typiske forretningsindstillinger udfører de fleste kontorsekretærer de samme grundlæggende administrative opgaver. I visse typer kontorer kan sekretærer dog specialisere sig i et bestemt område og have unikt ansvar. Nogle eksempler inkluderer udøvende sekretærer såvel som sekretærer, der arbejder inden for det juridiske, medicinske og økonomiske område; disse positioner kræver ofte ekstra træning eller erfaring ud over at udføre standardadministrative opgaver. Virtuelle assistenter, hvoraf de fleste arbejder eksternt på et separat kontor eller ud af deres hjem, er en anden kategori af sekretærer, der er blevet almindelige på den moderne arbejdsplads.
Traditionelt er en kontorsekretær den person, der er ansvarlig for at håndtere det administrative arbejde for en organisation, såsom et agentur, et selskab eller en skole. Han eller hun kan f.eks. Styre intern og ekstern kommunikation, planlægge begivenheder og aftaler, vedligeholde databaser eller andre journalsystemer og sikre, at kontoraktiviteter kører glat og effektivt. Sekretærer er normalt dygtige med teknologi, betjening af telefoner, faxmaskiner, computere og andet kontorudstyr.
En udøvende sekretær er ofte assistent for lederen af en bestemt organisation eller en afdeling inden for en virksomhed. For eksempel kan en nonprofit-direktør have en udøvende sekretær, der derefter muligvis fører tilsyn med sekretærmedarbejderne, der udfører rutinemæssige administrative opgaver. Hans eller hendes rolle inkluderer ofte koordinering af arbejdsprocessen på kontoret og delegering af kontoransvar til andre ansatte.
Juridiske sekretærer, typisk under opsyn af en advokat eller en paralegal, udfører normalt administrative opgaver i forbindelse med retssager. Sammenlignet med andre typer af sekretærer kan deres arbejde muligvis fokusere mere på forskning. Andet dagligt ansvar kan omfatte forberedelse af juridiske dokumenter og planlægning af møder med klienter og andre advokater.
En medicinsk sekretær har normalt specialiseret viden relateret til medicin eller sundhedsforsikring. Han eller hun kan arbejde på et lægekontor, en klinik eller et hospital og er ofte ansvarlig for at planlægge aftaler og vedligeholde patientjournaler. Stillingen kræver normalt en vis økonomisk viden for at gennemføre faktureringsprocedurer. Ligesom en juridisk sekretær kan en medicinsk sekretær også udføre research. Desuden kan han eller hun blive tildelt en bestemt medicinsk professionel, hjælpe ham eller hende med at skrive rapporter og tidsskriftsartikler eller forberede sig til konferencer.
En finanssekretær er en professionel, der ofte arbejder for en kirke eller anden organisation, der kræver omhyggelig sporing af indgående og udgående midler. I nogle tilfælde er rollen som finanssekretær ikke en betalt stilling, men snarere et frivilligt sæde, som nogen udfylder i et bestyrelse eller en beslægtet gruppe af mennesker. Han eller hun sporer normalt økonomiske data og kan være ansvarlig for den faktiske håndtering af midler.
Virtuelle assistenter er typisk freelancere, der arbejder hjemmefra eller et andet sted end et traditionelt kontor. De stoler meget på teknologi, da det meste af deres arbejde udføres af computer, fax og telefon. Deres særlige ekspertiseområder kan variere. Nogle fungerer som personlige assistenter for deres vejleder, planlægger forpligtelser og udfører andre geistlige opgaver. Andre kan specialisere sig inden for bestemte områder, såsom finansiering, bogholderi eller juridisk eller medicinsk transkription.