Vilka är de olika typerna av sekreterare?
I typiska affärsinställningar utför de flesta kontorssekreterare samma grundläggande administrativa uppgifter. I vissa typer av kontor kan sekreterare dock specialisera sig inom ett visst område och ha unikt ansvar. Några exempel inkluderar verkställande sekreterare samt sekreterare som arbetar inom det juridiska, medicinska och ekonomiska området. dessa positioner kräver ofta ytterligare utbildning eller erfarenhet utöver att utföra vanliga administrativa uppgifter. Virtuella assistenter, av vilka de flesta arbetar på distans på ett separat kontor eller i sina hem, är en annan kategori sekreterare som har blivit vanliga på den moderna arbetsplatsen.
Traditionellt är en kontorssekreterare den person som ansvarar för att hantera det administrativa arbetet för en organisation, såsom en byrå, ett företag eller en skola. Han eller hon kan till exempel hantera intern och extern kommunikation, schemalägga händelser och möten, underhålla databaser eller andra registerföringssystem och se till att kontorsaktiviteter fungerar smidigt och effektivt. Sekreterare är vanligtvis skickliga med teknik, telefoner, faxmaskiner, datorer och annan kontorsutrustning.
En verkställande sekreterare är ofta assistent för ledaren för en viss organisation eller en avdelning inom ett företag. Till exempel kan en ideell direktör ha en verkställande sekreterare, som sedan kan övervaka sekretariatsmedlemmarna som utför rutinmässiga administrativa uppgifter. Hans eller hennes roll inkluderar ofta att koordinera arbetsflödet på kontoret och delegera kontorsansvar till andra anställda.
Juridiska sekreterare, vanligtvis övervakade av en advokat eller en paralegal, utför i allmänhet administrativa uppgifter relaterade till rättsliga förfaranden. Jämfört med andra typer av sekreterare kan deras arbete koncentreras mer kraftfullt på forskning. Andra dagliga ansvarsområden kan vara att förbereda juridiska dokument och schemalägga möten med klienter och andra advokater.
En medicinsk sekreterare har normalt specialiserad kunskap relaterad till medicin eller sjukförsäkring. Han eller hon kan arbeta på läkarmottagning, klinik eller sjukhus och är ofta ansvarig för att schemalägga möten och hålla patientjournaler. Placeringen kräver vanligtvis viss ekonomisk kunskap för att genomföra faktureringsförfaranden. Liksom en juridisk sekreterare kan en medicinsk sekreterare också utföra forskning. Vidare kan han eller hon tilldelas en specifik medicinsk specialist, hjälpa honom eller henne att skriva rapporter och tidskriftsartiklar eller förbereda för konferenser.
En finanssekreterare är en professionell som ofta arbetar för en kyrka eller annan organisation som kräver noggrann spårning av inkommande och utgående medel. I vissa fall är rollen som finanssekreterare inte en betald ställning, utan snarare en frivillig plats som någon fyller i en styrelse eller närstående grupp människor. Han eller hon spårar normalt ekonomiska uppgifter och kan vara ansvarig för den faktiska hanteringen av medel.
Virtuella assistenter är vanligtvis frilansare som arbetar hemifrån eller någon annanstans än ett traditionellt kontor. De förlitar sig starkt på teknik eftersom de flesta av deras arbete utförs via dator, fax och telefon. Deras särskilda kompetensområden kan variera. Vissa fungerar som personliga assistenter för sina handledare, planerar uppdrag och utför andra kontor. Andra kan specialisera sig inom vissa områden som finans, bokföring eller juridisk eller medicinsk transkription.