Co dělá fakturační zástupce?
Zástupce pro fakturaci udržuje databáze zákazníků, vydává účty a zpracovává komunikaci související s fakturačními záležitostmi. Mnoho poskytovatelů služeb, zdravotnických kanceláří a podobných poskytovatelů služeb používá k řízení svých fakturačních a platebních systémů zástupce pro fakturaci. Obvykle neexistují žádné zvláštní požadavky na vzdělávání pro tuto práci nad rámec středoškolského diplomu, ačkoli některé úřady očekávají příslušné zkušenosti s administrativní podporou a fakturací konkrétně. Pracovní příležitosti se mohou lišit v závislosti na zkušenostech, školeních a regionu.
Když dorazí noví zákazníci nebo klienti, fakturační zástupce je zaregistruje, shromažďuje základní informace, zaznamenává je a bere na vědomí jakékoli zvláštní obavy. To může zahrnovat způsobilost ke službám prostřednictvím pojištění nebo jiných platebních programů. Zástupci fakturace mohou poskytovat poradenství, upozorňovat lidi na své povinnosti, když přijímají produkty a služby, a nabízet poradenství ohledně snižování nákladů. Například, pokud má klient v lékařské kanceláři pojištění, může fakturační zástupce doporučit předběžnou provizi pro určité postupy nebo ošetření.
Protože společnost poskytuje služby, fakturační zástupce generuje účty a zasílá je příslušné straně. Může se jednat o pojišťovací společnost, vládní agenturu poskytující služby, zaměstnavatele nebo jinou entitu. Za zbývající částku splatnou na účtu odpovídá klient. Zástupci fakturace mohou pracovat na platebních plánech a dalších opatřeních pro řešení velkých a neočekávaných účtů. Udržují klientské účty v dobrém stavu a udržují komunikaci s klienty, kteří mají vynikající zůstatky, aby se zvýšila šance na úplné inkaso zůstatku.
Tato práce může zahrnovat ověření pojištění, kontroly, zda jsou klienti pojištěni a určit povahu jejich krytí. Zástupci fakturace možná budou muset znát postupy kódování používané k identifikaci služeb a postupů pomocí standardizovaného systému. V některých případech může stejná firma použít více systémů v závislosti na tom, kam se účty smějí. Pojišťovny mohou mít například své vlastní kódy, které je třeba správně přijímat, aby mohly přijímat platby.
Za počáteční inkaso na klientských účtech, které se zdají být pozadu, může být odpovědný zástupce pro fakturaci. To může zahrnovat stanovení správných kontaktních informací, vydávání požadavků na platbu a poskytování informací o způsobech platby. Pokud zákazníci nereagují na pokusy o inkaso, společnost je může za poplatek předat třetí straně, která používá agresivnější praktiky. Zaměřením pouze na sbírky, na rozdíl od fakturačního zástupce, který se zabývá různými úkoly, může třetí strana zvýšit míru inkasa.