¿Qué hace un representante de facturación?
Un representante de facturación mantiene bases de datos de clientes, emite facturas y maneja comunicaciones relacionadas con asuntos de facturación. Muchas empresas de servicios públicos, consultorios médicos y proveedores de servicios similares utilizan representantes de facturación para administrar sus sistemas de facturación y pago. Por lo general, no hay requisitos educativos especiales para este trabajo más allá de un diploma de escuela secundaria, aunque algunas oficinas esperan experiencia relevante en apoyo administrativo y facturación específicamente. Las oportunidades laborales pueden variar, dependiendo de la experiencia, la capacitación y la región.
Cuando llegan nuevos clientes o clientes, el representante de facturación los inscribe, recopila información básica, la registra y toma nota de cualquier preocupación especial. Esto puede incluir la elegibilidad para servicios a través de seguros u otros programas de pago. Los representantes de facturación pueden brindar asesoramiento, alertar a las personas sobre sus obligaciones cuando aceptan productos y servicios y ofrecer asesoramiento para reducir gastos. Por ejemplo, si un cliente en un consultorio médico tiene seguro, el representante de facturación puede aconsejarle obtener autorización previa para ciertos procedimientos o tratamientos.
A medida que la empresa brinda servicios, el representante de facturación genera facturas y las envía a la parte correspondiente. Puede ser una compañía de seguros, una agencia gubernamental que brinda servicios, un empleador u otra entidad. Cualquier resto adeudado en la factura es responsabilidad del cliente. Los representantes de facturación pueden trabajar en planes de pago y otras medidas para manejar facturas grandes e inesperadas. Mantienen las cuentas de los clientes en buen estado y mantienen comunicación con los clientes que tienen saldos pendientes para aumentar las posibilidades de cobrar el saldo en su totalidad.
Este trabajo puede incluir verificación del seguro, controles para asegurarse de que los clientes estén asegurados y para determinar la naturaleza de su cobertura. Los representantes de facturación pueden necesitar estar familiarizados con las prácticas de codificación utilizadas para identificar servicios y procedimientos con el uso de un sistema estandarizado. En algunos casos, la misma empresa puede usar múltiples sistemas, dependiendo de dónde vayan las facturas. Las compañías de seguros pueden tener sus propios códigos, por ejemplo, que deben ingresarse correctamente para recibir los pagos.
Los cobros iniciales en cuentas de clientes que parecen estar atrasados pueden ser responsabilidad de un representante de facturación. Esto puede incluir establecer información de contacto correcta, emitir demandas de pago y proporcionar información sobre métodos de pago. Si los clientes no responden a los intentos de cobro, la compañía puede entregarlos a un tercero que utiliza prácticas más agresivas, por una tarifa. Al centrarse únicamente en cobros, a diferencia de un representante de facturación que maneja una variedad de tareas, el tercero puede aumentar la tasa de cobro.