Co dělá Indexer dokumentů?

Úkolem indexátoru dokumentů je třídit a třídit dokumenty, aby je bylo možné snadno získat pro pozdější prohlížení. Tito jednotlivci mohou pracovat v různých prostředích, včetně vládních agentur, nemocnic a univerzit. Dobré vykonávání této práce obvykle vyžaduje osobu, která je extrémně organizovaná a schopná pracovat samostatně. Obecně řečeno, pracovní povinnosti indexátoru dokumentů zahrnují třídění nových dokumentů, vyhledávání stávajících dokumentů, odstraňování nepotřebných dokumentů, odpovídání na dotazy a plnění různých administrativních povinností.

Jednou z nejdůležitějších povinností indexátoru dokumentů je třídění prostřednictvím nových dokumentů a jejich umístění na jejich správná místa. Například, pokud pracuje na univerzitě, může indexátor dokumentů třídit záznamy studentů a třídit je abecedně. Pokud pracuje v soudní síni, mohl by třídit rejstříky trestů. Tato praxe vyžaduje, aby jednotlivec dodržoval pokyny na pracovišti a udržoval přesnost. Dokument umístěný v nesprávné oblasti by mohl představovat budoucí problémy.

V této pozici hraje velkou roli i získávání existujících dokumentů. Kdykoli osoba potřebuje zobrazit dokument, je za rychlé získání dokumentu zodpovědný indexátor dokumentů. V případě univerzity může být nutné získat studentovy soubory, aby zjistil, které třídy je třeba absolvovat v následujícím semestru. To je důvod, proč je tak důležité, aby byl indexátor dokumentů uspořádán a správně klasifikoval všechny dokumenty.

Odstranění nepotřebných dokumentů je další pracovní povinností, aby se zabránilo nepořádku a udržovalo pořádek. To obvykle zahrnuje zbavení se skončených dokumentů, které již nejsou relevantní. Příkladem by mohlo být odstranění studentských záznamů poté, co student promoval. V některých případech budou tyto soubory přeneseny do samostatné přihrádky. V jiných je indexátor dokumentů zničí podle firemního protokolu.

Spolu s tím bude často muset odpovídat na dotazy týkající se určitých dokumentů. To může zahrnovat otázky veřejnosti, spolupracovníků nebo supervizorů. V takovém případě musí indexátor dokumentů najít správný dokument a poskytnout odpovědi. Tento aspekt práce vyžaduje, aby jednotlivec měl určité mezilidské dovednosti.

Kromě toho bude za plnění různých administrativních povinností odpovědný také indexátor dokumentů. Například bude možná muset odpovídat na telefonní hovory, odesílat faxy nebo doručovat poštu příslušným jednotlivcům. Pokud je pracoviště rušnější než obvykle, bude možná muset pomoci sekretářce nebo jiným oddělením. Proto musí být všestranný a v případě potřeby schopný improvizovat.