Co dělá indexer dokumentů?

Je to úloha indexátoru dokumentů, který má třídit a klasifikovat dokumenty, aby je lze snadno získat pro pozdější prohlížení. Tito jednotlivci mohou pracovat v různých prostředích, včetně vládních agentur, nemocnic a univerzit. Provedení této práce obvykle vyžaduje osobu, která je extrémně organizovaná a schopná pracovat samostatně. Obecně lze říci, že pracovní povinnosti indexátoru dokumentů zahrnují třídění nových dokumentů, získávání stávajících dokumentů, odstranění nepotřebných dokumentů, reagující na dotazy a plnění různých administrativních povinností.

Jednou z nejdůležitějších povinností indexátoru dokumentů je třídění prostřednictvím nových dokumentů a jejich umístění na jejich správná místa. Pokud například pracuje na univerzitě, může indexer dokumentů klasifikovat záznamy studentů a abecedně je třídit. Pokud pracuje v soudní budově, mohl by vyřešit rejstříky trestů. Tato praxe vyžaduje, aby jednotlivec dodržoval pokyny na pracovišti a udržoval přesnost. Dokument PLACED v nesprávné oblasti by mohlo představovat budoucí problémy.

Získání stávajících dokumentů také hraje v této pozici velkou roli. Kdykoli si člověk potřebuje zobrazit dokument, je odpovědností indexer dokumentů, aby jej rychle získal. V případě univerzity bude možná muset získat studentské soubory, aby určil, které třídy je třeba vzít v následujícím semestru. Proto je tak důležité, aby byl indexer dokumentů organizován a správně klasifikoval všechny dokumenty.

Aby se zabránilo nepořádku a udržování pořadí, odstranění nepotřebných dokumentů je další pracovní povinností. To obvykle zahrnuje zbavení se vypršených dokumentů, které již nejsou relevantní. Příkladem by bylo odstranění záznamů studentů poté, co student promoval. V některých případech budou tyto soubory přeneseny do samostatného zásobníku. V jiných je indexer dokumentů zničí podle protokolu společnosti.

podélS tím bude často muset reagovat na dotazy týkající se určitých dokumentů. To může zahrnovat otázky od veřejnosti, spolupracovníků nebo supervizorů. Pokud k tomu dojde, musí indexer dokumentů vyhledat správný dokument a poskytnout odpovědi. Tento aspekt práce vyžaduje, aby jednotlivec měl nějaké mezilidské dovednosti.

Kromě toho bude indexer dokumentů také odpovědný za plnění různých administrativních povinností. Mohl například muset odpovídat na telefonní hovory, poslat faxy nebo přinést poštu příslušným jednotlivcům. Pokud je pracoviště rušnější než obvykle, možná bude muset pomáhat tajemníkovi nebo jiným oddělením. V důsledku toho musí být všestranný a v případě potřeby je schopen improvizovat.