Hvad gør et dokumentindekseringsprogram?
Det er en dokumentindeksers opgave at sortere og klassificere dokumenter, så de let kan hentes til senere visning. Disse personer kan arbejde i forskellige indstillinger, herunder offentlige agenturer, hospitaler og universiteter. At udføre dette job godt kræver normalt en person, der er ekstremt organiseret og i stand til at arbejde selvstændigt. Generelt inkluderer en dokumentindeksers jobopgaver sortering af nye dokumenter, hentning af eksisterende dokumenter, fjernelse af unødvendige dokumenter, besvarelse af forespørgsler og udførelse af forskellige embedsmandsopgaver.
En af de vigtigste opgaver for et dokumentindeks er at sortere gennem nye dokumenter og placere dem på deres rigtige steder. For eksempel, hvis han arbejder på et universitet, kan en dokumentindekser muligvis klassificere studerendes poster og sortere dem alfabetisk. Hvis han arbejder i et retsbygning, kan han muligvis sortere strafferegistre. Denne praksis kræver, at en person følger retningslinjerne på arbejdspladsen og opretholder nøjagtighed. Et dokument, der er placeret i et forkert område, kan udgøre fremtidige problemer.
Henter eksisterende dokumenter spiller også en stor rolle i denne position. Hver gang en person har brug for at se et dokument, er det et dokumentindeksers ansvar at hurtigt få det. I tilfælde af et universitet skal han muligvis hente en studerendes filer for at bestemme, hvilke klasser der skal tages det følgende semester. Dette er grunden til, at det er så vigtigt for en dokumentindekser at være organiseret og klassificere alle dokumenter korrekt.
For at forhindre rod og opretholde orden er det en anden jobplig at fjerne unødvendige dokumenter. Dette indebærer typisk at slippe af med udløbne dokumenter, der ikke længere er relevante. Et eksempel ville være at fjerne studerendes optegnelser, når den studerende er færdiguddannet. I nogle tilfælde overføres disse filer til en separat skraldespand. I andre vil et dokumentindekseringsprogram ødelægge dem i henhold til virksomhedsprotokol.
Sammen med dette vil han ofte blive bedt om at besvare henvendelser vedrørende visse dokumenter. Dette kan involvere spørgsmål fra offentligheden, kolleger eller vejledere. Når dette sker, skal en dokumentindekser lokalisere det korrekte dokument og give svar. Dette aspekt af jobbet kræver, at en person har nogle interpersonelle færdigheder.
Derudover vil en dokumentindekser også være ansvarlig for udførelsen af forskellige gejstlige opgaver. F.eks. Er han muligvis nødt til at besvare telefonopkald, sende faxer eller medbringe mail til de relevante personer. Hvis arbejdspladsen er travlere end normalt, kan han blive nødt til at hjælpe sekretæren eller andre afdelinger. Derfor skal han være alsidig og i stand til at improvisere, når det er nødvendigt.