¿Qué hace un indexador de documentos?
Es el trabajo de un indexador de documentos para clasificar y clasificar los documentos para que puedan recuperarse fácilmente para ver. Estas personas pueden trabajar en una variedad de entornos, incluidas agencias gubernamentales, hospitales y universidades. Realizar bien este trabajo generalmente requiere una persona extremadamente organizada y capaz de trabajar de forma independiente. En términos generales, las tareas laborales de un indexador de documentos incluyen ordenar nuevos documentos, recuperar documentos existentes, eliminar documentos innecesarios, responder a consultas y realizar varias tareas administrativas.
Una de las tareas más importantes de un indexador de documentos está clasificando nuevos documentos y colocarlos en sus lugares apropiados. Por ejemplo, si está trabajando en una universidad, un indexador de documentos podría clasificar los registros de los estudiantes y ordenarlos alfabéticamente. Si está trabajando en un juzgado, podría resolver los antecedentes penales. Esta práctica requiere que un individuo siga las pautas del lugar de trabajo y mantenga la precisión. Un documento PLACED en un área incorrecta podría plantear problemas futuros.
La recuperación de documentos existentes también juega un papel importante en esta posición. Cada vez que una persona necesita ver un documento, es responsabilidad de un indexador de documentos obtenerlo rápidamente. En el caso de una universidad, es posible que necesite recuperar los archivos de un estudiante para determinar qué clases deben tomarse el siguiente semestre. Es por eso que es tan importante que un indexador de documentos se organice y clasifique todos los documentos correctamente.
Para evitar el desorden y mantener el orden, eliminar documentos innecesarios es otro deber laboral. Esto generalmente implica deshacerse de los documentos caducados que ya no son relevantes. Un ejemplo sería eliminar los registros de los estudiantes después de que el estudiante se haya graduado. En algunos casos, estos archivos se transferirán a un contenedor separado. En otros, un indexador de documentos los destruirá de acuerdo con el protocolo de la compañía.
a lo largoCon esto, a menudo deberá responder a las consultas sobre ciertos documentos. Esto puede implicar preguntas del público, compañeros de trabajo o supervisores. Cuando esto sucede, un indexador de documentos debe ubicar el documento correcto y proporcionar respuestas. Este aspecto del trabajo requiere que un individuo tenga algunas habilidades interpersonales.
Además, un indexador de documentos también será responsable de realizar varias tareas administrativas. Por ejemplo, podría tener que responder llamadas telefónicas, enviar faxes o traer correo a las personas apropiadas. Si el lugar de trabajo está más ocupado de lo habitual, es posible que necesite ayudar al Secretario u otros departamentos. En consecuencia, debe ser versátil y capaz de improvisar cuando sea necesario.