¿Qué hace un indexador de documentos?
Es el trabajo de un indexador de documentos clasificar y clasificar documentos para que puedan recuperarse fácilmente para su posterior visualización. Estas personas pueden trabajar en una variedad de entornos, incluidas agencias gubernamentales, hospitales y universidades. Realizar bien este trabajo generalmente requiere una persona extremadamente organizada y capaz de trabajar de manera independiente. En términos generales, las tareas del trabajo de un indexador de documentos incluyen la clasificación de documentos nuevos, la recuperación de documentos existentes, la eliminación de documentos innecesarios, la respuesta a consultas y la realización de diversas tareas administrativas.
Una de las tareas más importantes de un indexador de documentos es clasificar los documentos nuevos y colocarlos en sus lugares adecuados. Por ejemplo, si está trabajando en una universidad, un indexador de documentos podría clasificar los registros de los estudiantes y ordenarlos alfabéticamente. Si está trabajando en un juzgado, podría resolver los antecedentes penales. Esta práctica requiere que un individuo siga las pautas del lugar de trabajo y mantenga la precisión. Un documento colocado en un área incorrecta podría plantear problemas futuros.
La recuperación de documentos existentes también juega un papel importante en esta posición. Cada vez que una persona necesita ver un documento, es responsabilidad de un indexador de documentos obtenerlo rápidamente. En el caso de una universidad, podría necesitar recuperar los archivos de un estudiante para determinar qué clases deben tomarse el siguiente semestre. Por eso es tan importante que un indexador de documentos esté organizado y clasifique todos los documentos correctamente.
Para evitar el desorden y mantener el orden, eliminar los documentos innecesarios es otra tarea del trabajo. Esto generalmente implica deshacerse de los documentos caducados que ya no son relevantes. Un ejemplo sería eliminar los registros del estudiante después de que el estudiante se haya graduado. En algunos casos, estos archivos se transferirán a un contenedor separado. En otros, un indexador de documentos los destruirá de acuerdo con el protocolo de la compañía.
Junto con esto, a menudo se le pedirá que responda a consultas relacionadas con ciertos documentos. Esto puede involucrar preguntas del público, compañeros de trabajo o supervisores. Cuando esto sucede, un indexador de documentos debe localizar el documento correcto y proporcionar respuestas. Este aspecto del trabajo requiere que un individuo tenga algunas habilidades interpersonales.
Además, un indexador de documentos también será responsable de realizar diversas tareas administrativas. Por ejemplo, podría tener que contestar llamadas telefónicas, enviar faxes o llevar correo a las personas apropiadas. Si el lugar de trabajo está más ocupado de lo habitual, es posible que deba ayudar a la secretaria u otros departamentos. En consecuencia, debe ser versátil y capaz de improvisar cuando sea necesario.