What is the document index?
It is the role of a document Indexator to sort and classify documents to easily be obtained for later viewing. These individuals can work in different environments, including government agencies, hospitals and universities. Performing this work usually requires a person who is extremely organized and able to work independently. In general, the duties of the document indexer include sorting new documents, obtaining existing documents, removing unnecessary documents, responding to questions and fulfillment of various administrative obligations.
One of the most important duties of the document index is sorting through new documents and their location in their correct places. For example, if he works at the university, the documents indexer can classify students' records and sort them alphabetically. If he works in a courthouse, he could solve the criminal records. This practice requires that the individual follow the instructions in the workplace and maintain accuracy. DocumentPLACED v nesprávné oblasti by mohlo představovat budoucí problémy.
Získání stávajících dokumentů také hraje v této pozici velkou roli. Kdykoli si člověk potřebuje zobrazit dokument, je odpovědností indexer dokumentů, aby jej rychle získal. V případě univerzity bude možná muset získat studentské soubory, aby určil, které třídy je třeba vzít v následujícím semestru. Proto je tak důležité, aby byl indexer dokumentů organizován a správně klasifikoval všechny dokumenty.
Aby se zabránilo nepořádku a udržování pořadí, odstranění nepotřebných dokumentů je další pracovní povinností. To obvykle zahrnuje zbavení se vypršených dokumentů, které již nejsou relevantní. Příkladem by bylo odstranění záznamů studentů poté, co student promoval. V některých případech budou tyto soubory přeneseny do samostatného zásobníku. V jiných je indexer dokumentů zničí podle protokolu společnosti.
podélS tím bude často muset reagovat na dotazy týkající se určitých dokumentů. To může zahrnovat otázky od veřejnosti, spolupracovníků nebo supervizorů. Pokud k tomu dojde, musí indexer dokumentů vyhledat správný dokument a poskytnout odpovědi. Tento aspekt práce vyžaduje, aby jednotlivec měl nějaké mezilidské dovednosti.
Kromě toho bude indexer dokumentů také odpovědný za plnění různých administrativních povinností. Mohl například muset odpovídat na telefonní hovory, poslat faxy nebo přinést poštu příslušným jednotlivcům. Pokud je pracoviště rušnější než obvykle, možná bude muset pomáhat tajemníkovi nebo jiným oddělením. V důsledku toho musí být všestranný a v případě potřeby je schopen improvizovat.