Co robi indekser dokumentów?
Zadaniem indeksera dokumentów jest sortowanie i klasyfikowanie dokumentów, aby można je było łatwo odzyskać w celu późniejszego przeglądania. Osoby te mogą pracować w różnych warunkach, w tym agencjach rządowych, szpitalach i uniwersytetach. Dobrze wykonywanie tej pracy zwykle wymaga osoby, która jest niezwykle zorganizowana i zdolna do pracy niezależnie. Ogólnie rzecz biorąc, obowiązki pracy indeksera dokumentów obejmują sortowanie nowych dokumentów, pobieranie istniejących dokumentów, usunięcie niepotrzebnych dokumentów, reagowanie na zapytania i wykonywanie różnych obowiązków duchownych.
Jednym z najważniejszych obowiązków indeksera dokumentów jest sortowanie nowych dokumentów i umieszczanie ich w odpowiednich miejscach. Na przykład, jeśli pracuje na uniwersytecie, indekser dokumentów może klasyfikować rekordy studentów i sortować je alfabetycznie. Jeśli pracuje w sądzie, może rozwiązać rejestry karne. Ta praktyka wymaga, aby jednostka przestrzegała wytycznych w miejscu pracy i zachować dokładność. Dokument PLACED w niepoprawnym obszarze może stanowić przyszłe problemy.
Odzyskiwanie istniejących dokumentów również odgrywa dużą rolę w tej pozycji. Ilekroć dana osoba musi wyświetlić dokument, szybkie uzyskanie go indeksera dokumentu jest obowiązkiem. W przypadku uniwersytetu może być konieczne odzyskanie plików studenta, aby ustalić, które zajęcia należy wziąć w następnym semestrze. Dlatego tak ważne jest, aby indekser dokumentów został zorganizowany i poprawnie klasyfikował wszystkie dokumenty.
Aby zapobiec bałaganowi i utrzymaniu porządku, usunięcie niepotrzebnych dokumentów jest kolejnym obowiązkiem pracy. Zazwyczaj polega to na pozbyciu się wygaśniętych dokumentów, które nie są już istotne. Przykładem byłoby usunięcie rekordów uczniów po ukończeniu studenta. W niektórych przypadkach pliki te zostaną przeniesione do osobnego kosza. W innych indekser dokumentów zniszczy je zgodnie z protokołem firmy.
wzdłużDzięki temu często będzie musiał odpowiedzieć na zapytania dotyczące niektórych dokumentów. Może to obejmować pytania od społeczeństwa, współpracowników lub przełożonych. Kiedy tak się stanie, indekser dokumentów musi zlokalizować prawidłowy dokument i udzielić odpowiedzi. Ten aspekt pracy wymaga od jednostki posiadania umiejętności interpersonalnych.
Ponadto indekser dokumentów będzie również odpowiedzialny za wykonywanie różnych obowiązków urzędniczych. Na przykład może być musiał odbierać połączenia telefoniczne, wysłać faksy lub przynieść pocztę odpowiednim osobom. Jeśli miejsce pracy jest bardziej zajęte niż zwykle, może potrzebować pomocy Sekretarzowi lub innym działom. W konsekwencji musi być wszechstronny i zdolny do improwizacji w razie potrzeby.