Que fait un indexeur de documents?
C'est un travail d'indexeur de documents de trier et de classer les documents afin qu'ils puissent être facilement récupérés pour une visualisation ultérieure. Ces personnes peuvent travailler dans divers milieux, y compris des agences gouvernementales, des hôpitaux et des universités. Bien exécuter ce travail nécessite généralement une personne extrêmement organisée et capable de travailler de manière autonome. En règle générale, les fonctions d'un indexeur de documents incluent le tri de nouveaux documents, la récupération de documents existants, la suppression de documents inutiles, la réponse aux demandes de renseignements et l'exécution de diverses tâches de bureau.
L'une des tâches les plus importantes d'un indexeur de documents consiste à trier de nouveaux documents et à les placer à leur place. Par exemple, s’il travaille dans une université, un indexeur de documents peut classer les enregistrements d’étudiant et les trier par ordre alphabétique. S'il travaille dans un palais de justice, il pourrait trier les casiers judiciaires. Cette pratique exige qu'une personne suive les directives du lieu de travail et maintienne son exactitude. Un document placé dans une zone incorrecte pourrait poser des problèmes futurs.
La récupération de documents existants joue également un rôle important dans cette position. Chaque fois qu'une personne a besoin de visualiser un document, il est de la responsabilité d'un indexeur de document de l'obtenir rapidement. Dans le cas d'une université, il pourrait avoir besoin de récupérer les fichiers d'un étudiant pour déterminer les cours devant être suivis au semestre suivant. C'est pourquoi il est si important pour un indexeur de documents d'être organisé et de classer correctement tous les documents.
Pour éviter l'encombrement et maintenir l'ordre, supprimer les documents inutiles est une autre tâche. Cela implique généralement de se débarrasser des documents périmés qui ne sont plus pertinents. Un exemple serait de supprimer les dossiers des étudiants une fois qu'ils ont obtenu leur diplôme. Dans certains cas, ces fichiers seront transférés dans un bac séparé. Dans d'autres, un indexeur de documents les détruira conformément au protocole de l'entreprise.
Parallèlement à cela, il sera souvent obligé de répondre aux demandes de renseignements concernant certains documents. Cela peut impliquer des questions du public, des collègues ou des superviseurs. Lorsque cela se produit, un indexeur de document doit localiser le document correct et fournir des réponses. Cet aspect du travail exige des compétences interpersonnelles.
De plus, un indexeur de documents sera également responsable de diverses tâches de bureau. Par exemple, il devra peut-être répondre à des appels téléphoniques, envoyer des fax ou apporter du courrier aux personnes appropriées. Si le lieu de travail est plus occupé que d’habitude, il peut avoir besoin d’aider le secrétaire ou d’autres services. Par conséquent, il doit être polyvalent et capable d'improviser lorsque cela est nécessaire.