ドキュメントインデクサーの機能

ドキュメントをソートして分類し、後で表示できるようにドキュメントを簡単に取得できるようにするのは、ドキュメントインデクサーの仕事です。 これらの個人は、政府機関、病院、大学など、さまざまな環境で働くことができます。 この仕事をうまく行うには、通常、非常に組織化され、独立して働くことができる人が必要です。 一般的に、ドキュメントインデクサーの職務には、新しいドキュメントの並べ替え、既存のドキュメントの取得、不要なドキュメントの削除、問い合わせへの応答、さまざまな事務的業務の実行が含まれます。

ドキュメントインデクサーの最も重要な義務の1つは、新しいドキュメントを並べ替えて適切な場所に配置することです。 たとえば、彼が大学で働いている場合、ドキュメントインデクサーは学生レコードを分類し、アルファベット順に並べ替えます。 彼が裁判所で働いている場合、彼は犯罪歴を整理するかもしれません。 このプラクティスでは、個人が職場のガイドラインに従い、正確性を維持する必要があります。 不適切な領域に配置されたドキュメントは、将来の問題を引き起こす可能性があります。

このポジションでは、既存のドキュメントの取得も大きな役割を果たします。 人がドキュメントを表示する必要があるときはいつでも、ドキュメントをすばやく取得するのはドキュメントインデクサーの責任です。 大学の場合、次の学期に受講する必要があるクラスを決定するために、学生のファイルを取得する必要があります。 これが、ドキュメントインデクサーを整理し、すべてのドキュメントを正しく分類することが非常に重要な理由です。

混乱を防ぎ、秩序を維持するために、不要なドキュメントを削除することも別の仕事です。 これには通常、関係のなくなった期限切れのドキュメントを削除することが含まれます。 例は、学生が卒業した後に学生記録を削除することです。 場合によっては、これらのファイルは別のビンに転送されます。 その他の場合、ドキュメントインデクサーは会社のプロトコルに従ってそれらを破棄します。

これに加えて、彼はしばしば特定の文書に関する問い合わせに応答する必要があります。 これには、一般の人々、同僚、または監督者からの質問が含まれます。 これが発生すると、ドキュメントインデクサーは正しいドキュメントを見つけて回答を提供する必要があります。 仕事のこの側面では、個人が対人スキルを持っていることが必要です。

さらに、ドキュメントインデクサーは、さまざまな事務的業務を実行する責任も負います。 たとえば、電話に出たり、FAXを送信したり、適切な個人にメールを送ったりしなければならない場合があります。 職場がいつもより忙しい場合、彼は秘書または他の部門を支援する必要があるかもしれません。 その結果、彼は汎用性があり、必要に応じて即興で演奏できなければなりません。