Co dělá specialista na dokumentaci?

Specialista na dokumentaci je profesionál, jehož hlavní úlohou je buď vytvářet nebo spravovat dokumenty, nebo obojí. To může zahrnovat zdokumentování procesů, projektů a postupů pomocí řady médií. Může také zahrnovat shromažďování dokumentů od řady zúčastněných stran a jejich konsolidaci do jednoho použitelného souboru nebo dokumentu. Účel takové dokumentace se může pohybovat od historického zájmu po zavedení obchodních praktik až po vládní požadavky.

V mnoha případech je dokumentační specialista osoba, která dokumentaci skutečně provádí. To může znamenat psaní příruček zásad a postupů založených na současných postupech nebo to může znamenat vytvoření uživatelské příručky, která dokumentuje, jak by měl být produkt používán nebo sestavován. Mohlo by to také znamenat vytvoření časové osy akcí a komunikací, pokud je proces diktován regulačními orgány nebo pokud by mohl potenciálně zahrnovat spor nebo soudní proces. Může to také znamenat dokumentování událostí a událostí pro historický záznam.

Jako příklad lze uvést společnost, která je povinna během výrobního procesu podniknout konkrétní bezpečnostní kroky. Specialista na dokumentaci by mohl být zodpovědný za sledování správného dokončení procesu a poté za vytvoření dokumentu, který zaměstnancům řekne, jak proces replikovat krok za krokem. Tato práce pomáhá při školení a také pomáhá ukázat regulačním orgánům, že se společnost snaží dodržovat správný postup.

Ve spojení s nebo na místě psaní dokumentů může být specialista na dokumentaci zodpovědný za zaznamenávání událostí a procesů prostřednictvím fotografování nebo videa. To může zahrnovat fotografování automobilu, který měl nehodu, za účelem zdokumentování škod způsobených pojistným nárokem nebo soudním řízením. Může také zahrnovat natáčení speciální události nebo postupu, aby bylo možné přesně zobrazit, aniž by se spoléhalo na lidskou paměť.

Dalším typem odborníka na dokumentaci je někdo, kdo shromažďuje požadované dokumenty od ostatních. Pokud se například společnost pokouší vybírat peníze od klienta a zvažuje právní kroky, může být požádán odborník na dokumentaci, aby sestavil původní kupní smlouvu, všechny příslušné faktury a veškeré e-maily nebo jiné komunikace, které byly odeslány nebo vyměněny. s dotyčným klientem. Tento typ specialisty může také vytvářet nezávislé dokumenty, které poskytují další podrobnosti nebo popisují, jak byly dokumenty získány.

Je důležité poznamenat, že tento termín by neměl být zaměňován s termínovým specialistou na dokumenty. Specialista na dokumentaci vytváří nebo sestavuje dokumenty pro konkrétní účel sledování informací nebo dokazování něčeho. Specialista na dokumenty je někdo, kdo pracuje s existujícími dokumenty a může odkazovat na velké množství úloh, od úředníků v obchodě s kopií po odborníky na rukopis, kteří ověřují historické dokumenty.