Co robi specjalista ds. Dokumentacji?
Specjalista ds. Dokumentacji to profesjonalista, którego głównym zadaniem jest tworzenie dokumentów lub zarządzanie nimi albo jedno i drugie. Może to obejmować dokumentowanie procesów, projektów i procedur przy użyciu szeregu mediów. Może to również obejmować zbieranie dokumentów od wielu interesariuszy i konsolidowanie ich w jednym użytecznym pliku lub dokumencie. Cel takiej dokumentacji może wahać się od zainteresowania historycznego przez ustanowienie praktyk biznesowych po wymagania rządowe.
W wielu przypadkach specjalistą od dokumentacji jest osoba, która faktycznie dokumentuje. Może to oznaczać pisanie podręczników zasad i procedur na podstawie bieżących praktyk lub może oznaczać utworzenie podręcznika użytkownika dokumentującego sposób użytkowania lub montażu produktu. Może to również oznaczać stworzenie harmonogramu działań i komunikacji, gdy proces jest podyktowany przez organy regulacyjne lub może potencjalnie obejmować spór lub proces. Może to również oznaczać dokumentowanie zdarzeń i zdarzeń dla zapisu historycznego.
Jako przykład rozważ firmę, która musi podjąć określone kroki bezpieczeństwa podczas procesu produkcyjnego. Specjalista ds. Dokumentacji może być odpowiedzialny za obserwowanie prawidłowego ukończenia procesu, a następnie utworzenie dokumentu, który mówi pracownikom, jak krok po kroku powielać proces. Ta praca pomaga w szkoleniu, a także pomaga pokazać organom regulacyjnym, że firma stara się przestrzegać prawidłowej procedury.
W połączeniu z pisaniem dokumentów lub zamiast niego specjalista ds. Dokumentacji może być odpowiedzialny za rejestrowanie zdarzeń i procesów za pomocą fotografii lub filmów wideo. Może to obejmować robienie zdjęć samochodu, który uległ wypadkowi w celu udokumentowania odszkodowania z tytułu roszczenia ubezpieczeniowego lub procesu sądowego. Może również obejmować filmowanie specjalnego wydarzenia lub procedury, aby można je było dokładnie przedstawić bez polegania na ludzkiej pamięci.
Innym typem specjalisty od dokumentacji jest ktoś, kto zbiera wymagane dokumenty od innych. Na przykład, jeśli firma próbuje zebrać pieniądze od klienta i rozważa podjęcie kroków prawnych, specjalista ds. Dokumentacji może zostać poproszony o złożenie oryginalnej umowy zakupu, wszystkich obowiązujących faktur oraz wszelkich wiadomości e-mail lub innych wiadomości, które zostały wysłane lub wymienione z danym klientem. Ten typ specjalisty może również tworzyć niezależne dokumenty, które zawierają dodatkowe szczegóły lub opisują sposób uzyskania dokumentów.
Należy zauważyć, że terminu nie należy mylić z terminem specjalista ds. Dokumentów. Specjalista ds. Dokumentacji tworzy lub montuje dokumenty w określonym celu śledzenia informacji lub udowadniania czegoś. Specjalista ds. Dokumentów to ktoś, kto pracuje z istniejącymi dokumentami i może odnosić się do dużej liczby zadań, od urzędników w sklepie z materiałami do ekspertów pisma ręcznego, którzy uwierzytelniają dokumenty historyczne.