Cosa fa uno specialista della documentazione?
Uno specialista della documentazione è un professionista il cui lavoro principale è quello di creare o gestire documenti o entrambi. Ciò può includere documentazione di processi, progetti e procedure utilizzando un numero di medium. Può anche includere la raccolta di documenti da una serie di stakeholder e il consolidarli in un file o un documento utilizzabile. Lo scopo di tale documentazione può variare dall'interesse storico all'istituzione di pratiche commerciali al requisito governativo.
In molti casi, uno specialista della documentazione è la persona che effettivamente fa la documentazione. Ciò potrebbe significare i manuali della politica e delle procedure di scrittura in base alle pratiche attuali, oppure potrebbe significare creare un manuale dell'utente che documenta il modo in cui un prodotto dovrebbe essere utilizzato o assemblato. Potrebbe anche significare creare una sequenza temporale di azioni e comunicazioni quando un processo è dettato da organismi regolamentari o se potrebbe potenzialmente comportare una controversia o una causa. Potrebbe anche significare documentare eventi e occorrenze per un record storico.
Come esempio, considera un'azienda necessaria per adottare specifiche fasi di sicurezza durante un processo di produzione. Uno specialista della documentazione potrebbe essere responsabile per la osservazione del processo correttamente e quindi la creazione di un documento che indica ai lavoratori come replicare il processo passo per passo. Questo lavoro assiste nella formazione e aiuta anche a dimostrare agli organi di regolamentazione che la società sta tentando di seguire la procedura corretta.
Insieme a o al posto di documenti di scrittura, uno specialista della documentazione può essere responsabile della registrazione di eventi e processi attraverso la fotografia fissa o video. Ciò potrebbe includere scattare foto di un'auto che è stata in un incidente allo scopo di documentare i danni per un reclamo assicurativo o una causa. Potrebbe anche includere le riprese di un evento o una procedura speciale in modo che possa essere interpretato accuratamente senza fare affidamento sulla memoria umana.
un altro tYPE di Specialista della documentazione è qualcuno che assembla i documenti richiesti dagli altri. Ad esempio, se una società ha cercato di raccogliere denaro da un cliente e sta prendendo in considerazione un'azione legale, uno specialista di documentazione potrebbe essere chiesto di assemblare il contratto di acquisto originale, tutte le fatture applicabili e qualsiasi e -mail o altre comunicazioni che sono state inviate o scambiate con il cliente in questione. Questo tipo di specialista può anche creare documenti indipendenti che forniscono ulteriori dettagli o descrivono come sono stati ottenuti i documenti.
È importante notare che il termine non dovrebbe essere confuso con il termine specialista del documento. Uno specialista della documentazione crea o assembla i documenti allo scopo specifico di monitorare le informazioni o dimostrare qualcosa. Uno specialista di documenti è qualcuno che lavora con documenti esistenti e può fare riferimento a un gran numero di lavori che vanno dagli impiegati in un negozio di copie agli esperti di scrittura a mano che autenticano i documenti storici.