ドキュメントスペシャリストは何をしますか？

ドキュメントスペシャリストは、ドキュメントの作成または管理、あるいはその両方を主な仕事とする専門家です。 これには、多数の媒体を使用したプロセス、プロジェクト、および手順の文書化が含まれます。 また、多数の利害関係者からドキュメントを収集し、それらを1つの使用可能なファイルまたはドキュメントに統合することもできます。 そのような文書の目的は、歴史的関心からビジネス慣行の確立、政府の要件まで多岐にわたります。

多くの場合、文書化の専門家は実際に文書化を行う人です。 これは、現在の慣行に基づいてポリシーおよび手順マニュアルを作成することを意味する場合があります。または、製品の使用方法または組み立て方法を文書化したユーザーマニュアルを作成することを意味する場合があります。 また、プロセスが規制機関によって決定された場合、または潜在的に紛争または訴訟を伴う可能性がある場合、アクションとコミュニケーションのタイムラインを作成することも意味します。 また、履歴レコードのイベントと発生を文書化することも意味します。

例として、製造プロセス中に特定の安全対策を講じる必要がある会社を考えてみましょう。 ドキュメントのスペシャリストは、プロセスが適切に完了するのを監視し、プロセスを段階的に複製する方法を労働者に伝えるドキュメントを作成する責任があります。 この作業はトレーニングを支援し、規制機関が会社が正しい手順に従っていることを示すのにも役立ちます。

ドキュメントの作成に関連して、またはドキュメントの作成の代わりに、ドキュメントの専門家が、静止画またはビデオの写真を通じてイベントやプロセスを記録する責任を負う場合があります。 これには、保険金請求や訴訟の損害を記録する目的で事故にあった車の写真を撮ることが含まれる場合があります。 また、人間の記憶に頼らずに正確に描写できるように、特別なイベントや手順を撮影することも含まれます。

別の種類のドキュメントスペシャリストは、他の人から必要なドキュメントを組み立てる人です。 たとえば、会社がクライアントからお金を集めようとして法的措置を検討している場合、元の購入契約、該当するすべての請求書、および送信または交換されたすべての電子メールまたはその他の通信を組み立てるために文書の専門家に依頼される場合があります問題のクライアントと。 この種の専門家は、追加の詳細を提供したり、ドキュメントの入手方法を説明したりする独立したドキュメントを作成することもあります。

用語をドキュメント専門家と混同しないように注意してください。 ドキュメントのスペシャリストは、情報を追跡したり何かを証明したりする特定の目的でドキュメントを作成または組み立てます。 ドキュメントスペシャリストは、既存のドキュメントを扱う人であり、コピーショップの店員から歴史的なドキュメントを認証する手書きのエキスパートに至るまで、多数のジョブを参照できます。