ドキュメントスペシャリストは何をしますか？

ドキュメントスペシャリストは、主な仕事がドキュメントを作成または管理するか、その両方を管理することである専門家です。これには、多くの媒体を使用したプロセス、プロジェクト、および手順の文書化が含まれます。また、多くの利害関係者からドキュメントを収集し、それらを1つの使用可能なファイルまたはドキュメントに統合することも含めることができます。このような文書の目的は、歴史的な関心から、ビジネス慣行の確立に至るまで、政府の要件にまで及びます。

多くの場合、ドキュメントスペシャリストは実際にドキュメントを行う人です。これは、現在のプラクティスに基づいてポリシーと手順のマニュアルを作成することを意味する場合があります。または、製品の使用方法または組み立て方法を文書化するユーザーマニュアルを作成することを意味する場合があります。また、規制機関によってプロセスが決定された場合、または紛争や訴訟を潜在的に伴う可能性がある場合、アクションとコミュニケーションのタイムラインを作成することも意味します。また、歴史的記録のためのイベントと発生を文書化することも意味するかもしれません。

例として、製造プロセス中に特定の安全措置を講じる必要がある会社を検討してください。ドキュメントスペシャリストは、プロセスが適切に完了するのを監視し、プロセスを段階的に複製する方法を労働者に伝えるドキュメントを作成する責任があります。この作業は、トレーニングを支援し、同社が正しい手順に従おうとしていることを規制する機関を示すのにも役立ちます。

ドキュメントを書くか、または書く代わりに、ドキュメントスペシャリストは、静止画やビデオ写真を通じてイベントやプロセスを記録する責任があります。これには、保険請求または訴訟の損害を記録する目的で事故に遭った車の写真を撮ることが含まれます。また、人間の記憶に頼らずに正確に描写できるように、特別なイベントや手順を撮影することも含まれます。

別のtドキュメントスペシャリストのYPEは、他の人から必要な文書を組み立てる人です。たとえば、会社がクライアントからお金を集めようとしていて法的措置を検討している場合、文書の専門家は、元の購入契約、すべての該当する請求書、および問題のクライアントに送信または交換された電子メールまたはその他の通信を組み立てるよう求められる場合があります。このタイプの専門家は、追加の詳細を提供する独立したドキュメントを作成したり、ドキュメントの取得方法を説明したりする場合もあります。

この用語を文書スペシャリストという用語と混同しないでください。ドキュメントスペシャリストは、情報を追跡するか、何かを証明するという特定の目的のためにドキュメントを作成または組み立てます。ドキュメントスペシャリストとは、既存のドキュメントを使用しており、コピーショップの店員から歴史的な文書を認証する手書きの専門家に至るまでの多数の仕事を参照できる人です。