¿Qué hace un especialista en documentación?
Un especialista en documentación es un profesional cuyo trabajo principal es crear o administrar documentos, o ambos. Esto puede incluir documentos de procesos, proyectos y procedimientos utilizando varios medios. También puede incluir la recopilación de documentos de varias partes interesadas y consolidarlos en un archivo o documento utilizable. El propósito de dicha documentación puede variar desde el interés histórico hasta el establecimiento de prácticas comerciales y los requisitos gubernamentales.
En muchos casos, un especialista en documentación es la persona que realmente hace la documentación. Esto podría significar escribir manuales de políticas y procedimientos basados en prácticas actuales, o podría significar crear un manual del usuario que documente cómo se debe usar o ensamblar un producto. También podría significar crear una línea de tiempo de acciones y comunicaciones cuando un proceso está dictado por organismos regulatorios o si podría implicar una disputa o demanda. También podría significar documentar eventos y ocurrencias para un registro histórico.
Como ejemplo, considere una empresa que debe tomar medidas de seguridad específicas durante un proceso de fabricación. Un especialista en documentación podría ser responsable de ver que el proceso se complete correctamente y luego crear un documento que les indique a los trabajadores cómo replicar el proceso paso a paso. Este trabajo ayuda a la capacitación y también ayuda a mostrar organismos reguladores de que la compañía está intentando seguir el procedimiento correcto.
En conjunto con o en lugar de escribir documentos, un especialista en documentación puede ser responsable de grabar eventos y procesos a través de fotografía fija o video. Esto podría incluir tomar fotos de un automóvil que ha tenido un accidente con el fin de documentar los daños por un reclamo o demanda de seguro. También puede incluir filmar un evento o procedimiento especial para que pueda retratarse con precisión sin depender de la memoria humana.
otra tEl especialista en documentación de YPE es alguien que reúne los documentos requeridos de otros. Por ejemplo, si una empresa ha estado tratando de recolectar dinero de un cliente y está considerando acciones legales, se le puede pedir a un especialista en documentación que ensamble el contrato de compra original, todas las facturas aplicables y cualquier correo electrónico u otras comunicaciones que se hayan enviado o intercambiado con el cliente en cuestión. Este tipo de especialista también puede crear documentos independientes que proporcionen detalles adicionales o describan cómo se obtuvieron los documentos.
Es importante tener en cuenta que el término no debe confundirse con el especialista en documentos del término. Un especialista en documentación crea o ensambla documentos con el propósito específico de rastrear información o probar algo. Un especialista en documentos es alguien que trabaja con documentos existentes y puede referirse a una gran cantidad de trabajos que van desde empleados en una copia hasta expertos en escritura que autentican documentos históricos.