Que fait un spécialiste en documentation?
Un spécialiste de la documentation est un professionnel dont la tâche principale est de créer ou de gérer des documents, ou les deux. Cela peut inclure la documentation de processus, projets et procédures en utilisant un certain nombre de supports. Cela peut également inclure la collecte de documents auprès d’un certain nombre de parties prenantes et leur consolidation dans un fichier ou un document utilisable. L’objet d’une telle documentation peut aller de l’intérêt historique à l’établissement de pratiques commerciales aux exigences gouvernementales.
Dans de nombreux cas, un spécialiste de la documentation est la personne qui effectue réellement la documentation. Cela peut signifier la rédaction de manuels de politiques et de procédures basés sur les pratiques actuelles, ou la création d'un manuel de l'utilisateur décrivant la manière dont un produit doit être utilisé ou assemblé. Cela pourrait également signifier la création d'un calendrier des actions et des communications lorsqu'un processus est dicté par des organismes de réglementation ou s'il peut potentiellement impliquer un différend ou une poursuite. Cela peut également signifier la documentation d'événements et d'occurrences pour un enregistrement historique.
A titre d'exemple, considérons une entreprise qui doit prendre des mesures de sécurité spécifiques lors d'un processus de fabrication. Un spécialiste de la documentation peut être chargé de veiller à ce que le processus soit correctement mené à bien, puis de créer un document indiquant aux travailleurs comment répliquer le processus étape par étape. Ce travail contribue à la formation et permet également de montrer aux organismes de réglementation que l'entreprise tente de suivre la procédure appropriée.
Conjointement avec ou à la place de la rédaction de documents, un spécialiste de la documentation peut être responsable de l'enregistrement d'événements et de processus par le biais de la photographie fixe ou vidéo. Cela peut inclure la prise de photos d’une voiture accidentée dans le but de documenter les dommages causés par une réclamation ou une action en justice. Cela peut également inclure le fait de filmer un événement ou une procédure spéciale afin de pouvoir le représenter avec précision sans recourir à la mémoire humaine.
Un autre type de spécialiste de la documentation est une personne qui assemble les documents requis des autres. Par exemple, si une entreprise tente de collecter de l'argent auprès d'un client et envisage une action en justice, un spécialiste en documentation peut être invité à assembler le contrat d'achat original, toutes les factures applicables ainsi que tous les courriels ou autres communications qui ont été envoyés ou échangés. avec le client en question. Ce type de spécialiste peut également créer des documents indépendants qui fournissent des détails supplémentaires ou décrivent comment les documents ont été obtenus.
Il est important de noter que le terme ne doit pas être confondu avec le terme spécialiste des documents. Un spécialiste de la documentation crée ou assemble des documents dans le but spécifique de suivre des informations ou de prouver quelque chose. Un spécialiste des documents est une personne qui travaille avec des documents existants et peut faire référence à un grand nombre de tâches allant des employés de bureau de copie aux experts en écriture qui authentifient des documents historiques.