Was macht ein Dokumentationsspezialist?
Ein Dokumentationsspezialist ist ein Fachmann, dessen Hauptaufgabe darin besteht, Dokumente oder beides zu erstellen oder zu verwalten. Dies kann das Dokumentieren von Prozessen, Projekten und Verfahren unter Verwendung einer Reihe von Medien umfassen. Es kann auch das Sammeln von Dokumenten von einer Reihe von Stakeholdern enthalten und in einer verwendbaren Datei oder einem Dokument zusammenfassen. Der Zweck einer solchen Dokumentation kann vom historischen Interesse bis zur Einrichtung von Geschäftspraktiken bis hin zur staatlichen Anforderungen reichen.
In vielen Fällen ist ein Dokumentationsspezialist die Person, die tatsächlich die Dokumentation durchführt. Dies kann bedeuten, Richtlinien- und Verfahrenshandbücher basierend auf den aktuellen Praktiken zu schreiben, oder es bedeutet, dass ein Benutzerhandbuch erstellt wird, in dem dokumentiert wird, wie ein Produkt verwendet oder zusammengestellt werden sollte. Dies könnte auch bedeuten, eine Zeitleiste von Handlungen und Kommunikation zu erstellen, wenn ein Prozess von Regulierungsbehörden diktiert wird oder ob es möglicherweise einen Streit oder eine Klage beinhalten könnte. Es könnte auch bedeuten, Ereignisse und Vorkommen für eine historische Aufzeichnung zu dokumentieren.
als Beispiel ein Unternehmen in Betracht, das während eines Herstellungsprozesses bestimmte Sicherheitsschritte unternehmen muss. Ein Dokumentationsspezialist könnte dafür verantwortlich sein, dass der Prozess ordnungsgemäß abgeschlossen wird und dann ein Dokument erstellt wird, in dem die Arbeitnehmer die schrittweise Replikation des Prozesses replizieren. Diese Arbeit hilft beim Training und hilft auch dabei, die Regulierung von Stellen zu zeigen, dass das Unternehmen versucht, das korrekte Verfahren zu befolgen.
In Verbindung mit oder anstelle von Schreiben von Dokumenten kann ein Dokumentationsspezialist für die Aufzeichnung von Ereignissen und Prozessen durch Still- oder Videofotografie verantwortlich sein. Dies könnte beinhalten, Fotos von einem Auto zu machen, das einen Unfall hatte, um den Schadenersatz für einen Versicherungsanspruch oder eine Klage zu dokumentieren. Es kann auch beinhalten, ein besonderes Ereignis oder ein spezielles Verfahren so zu filmen, dass es genau dargestellt werden kann, ohne sich auf das menschliche Gedächtnis zu verlassen.
Ein anderer tYPE des Dokumentationsspezialisten ist jemand, der die erforderlichen Dokumente von anderen zusammenstellt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise versucht hat, Geld von einem Kunden zu sammeln und rechtliche Schritte zu erwägen, kann ein Dokumentationsspezialist gebeten werden, den ursprünglichen Kaufvertrag zusammenzustellen, alle anwendbaren Rechnungen und E -Mails oder sonstigen Mitteilungen, die an den betreffenden Kunden gesendet oder mit dem fraglichen Kunden ausgetauscht wurden. Diese Art von Spezialist kann auch unabhängige Dokumente erstellen, die zusätzliche Details enthalten oder beschreiben, wie die Dokumente erhalten wurden.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Begriff nicht mit dem Begriff Dokumentspezialisten verwechselt werden sollte. Ein Dokumentationsspezialist erstellt oder montiert Dokumente, um Informationen zu verfolgen oder etwas zu beweisen. Ein Dokumentspezialist ist jemand, der mit vorhandenen Dokumenten arbeitet und sich auf eine große Anzahl von Jobs beziehen kann, die von Angestellten in einem Kopierladen bis hin zu Handschriftexperten reichen, die historische Dokumente authentifizieren.