Was macht ein Dokumentationsspezialist?
Ein Dokumentationsspezialist ist ein Fachmann, dessen Hauptaufgabe darin besteht, Dokumente oder beides zu erstellen oder zu verwalten. Dies kann die Dokumentation von Prozessen, Projekten und Abläufen mit einer Reihe von Medien umfassen. Es kann auch das Sammeln von Dokumenten mehrerer Interessengruppen und deren Zusammenführung in einer verwendbaren Datei oder einem Dokument umfassen. Der Zweck einer solchen Dokumentation kann von historischem Interesse über die Festlegung von Geschäftspraktiken bis hin zu behördlichen Anforderungen reichen.
In vielen Fällen ist ein Dokumentationsspezialist die Person, die die Dokumentation tatsächlich durchführt. Dies kann bedeuten, dass Richtlinien- und Verfahrenshandbücher auf der Grundlage der aktuellen Praktiken erstellt werden, oder dass ein Benutzerhandbuch erstellt wird, in dem dokumentiert wird, wie ein Produkt verwendet oder zusammengestellt werden soll. Dies kann auch bedeuten, dass ein Zeitplan für Maßnahmen und Mitteilungen erstellt wird, wenn ein Prozess von den Regulierungsbehörden vorgeschrieben wird oder möglicherweise einen Rechtsstreit oder eine Klage beinhaltet. Dies kann auch bedeuten, Ereignisse und Ereignisse für eine historische Aufzeichnung zu dokumentieren.
Stellen Sie sich als Beispiel ein Unternehmen vor, das während eines Herstellungsprozesses bestimmte Sicherheitsmaßnahmen ergreifen muss. Ein Dokumentationsspezialist könnte dafür verantwortlich sein, den ordnungsgemäßen Abschluss des Prozesses zu überwachen und anschließend ein Dokument zu erstellen, in dem die Mitarbeiter erfahren, wie der Prozess schrittweise repliziert wird. Diese Arbeit hilft bei der Schulung und zeigt den Aufsichtsbehörden, dass das Unternehmen versucht, das richtige Verfahren einzuhalten.
In Verbindung mit oder anstelle des Schreibens von Dokumenten kann ein Dokumentationsspezialist für die Aufzeichnung von Ereignissen und Prozessen durch Standbild- oder Videofotografie verantwortlich sein. Dies kann das Aufnehmen von Fotos eines verunglückten Autos zum Zwecke der Dokumentation der Schäden für einen Versicherungsanspruch oder eine Klage umfassen. Es kann auch das Filmen eines besonderen Ereignisses oder einer speziellen Prozedur umfassen, damit es genau dargestellt werden kann, ohne sich auf das menschliche Gedächtnis zu verlassen.
Eine andere Art von Dokumentationsspezialist ist jemand, der die erforderlichen Dokumente von anderen zusammenstellt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise versucht hat, Geld von einem Kunden einzuziehen, und ein rechtliches Vorgehen erwägt, wird ein Dokumentationsspezialist möglicherweise aufgefordert, den ursprünglichen Kaufvertrag, alle zutreffenden Rechnungen sowie alle E-Mails oder sonstigen Mitteilungen zusammenzustellen, an die gesendet oder die ausgetauscht wurden mit dem betreffenden Kunden. Diese Art von Spezialist kann auch unabhängige Dokumente erstellen, die zusätzliche Details liefern oder beschreiben, wie die Dokumente erhalten wurden.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Begriff nicht mit dem Begriff Dokumentenspezialist verwechselt werden sollte. Ein Dokumentationsspezialist erstellt oder stellt Dokumente zusammen, um Informationen nachzuverfolgen oder etwas nachzuweisen. Ein Dokumentenspezialist ist jemand, der mit vorhandenen Dokumenten arbeitet und auf eine große Anzahl von Jobs verweisen kann, die von Angestellten in einer Kopierwerkstatt bis zu Handschriftexperten reichen, die historische Dokumente authentifizieren.