Hvad gør en dokumentationsspecialist?
En dokumentationsspecialist er en professionel, hvis hovedopgave er at enten oprette eller administrere dokumenter eller begge dele. Dette kan omfatte dokumentation af processer, projekter og procedurer ved hjælp af et antal medier. Det kan også omfatte indsamling af dokumenter fra et antal interessenter og konsolidering af dem i en brugbar fil eller et dokument. Formålet med sådan dokumentation kan variere fra historisk interesse til etablering af forretningspraksis til myndighedskrav.
I mange tilfælde er en dokumentationsspecialist den person, der rent faktisk udfører dokumentationen. Dette kan betyde, at der skrives politikker og proceduremanualer baseret på nuværende praksis, eller det kan betyde, at der oprettes en brugermanual, der dokumenterer, hvordan et produkt skal bruges eller samles. Det kan også betyde, at der oprettes en tidslinje for handlinger og kommunikation, når en proces dikteres af regulerende organer, eller hvis den potentielt kan involvere en tvist eller en retssag. Det kan også betyde at dokumentere begivenheder og begivenheder for en historisk registrering.
Overvej som et eksempel et firma, der er forpligtet til at tage specifikke sikkerhedstrin under en fremstillingsproces. En dokumentationsspecialist kan være ansvarlig for at se processen være afsluttet korrekt og derefter oprette et dokument, der fortæller arbejdstagerne, hvordan de replikerer processen trin for trin. Dette arbejde hjælper med uddannelse og hjælper også med at vise regulerende organer, at virksomheden forsøger at følge den korrekte procedure.
I forbindelse med eller i stedet for skrivning af dokumenter kan en dokumentationsspecialist være ansvarlig for registrering af begivenheder og processer gennem still- eller videofotografering. Dette kan omfatte at tage billeder af en bil, der har været i en ulykke med det formål at dokumentere skaderne i forbindelse med et forsikringskrav eller en retssag. Det kan også omfatte optagelse af en speciel begivenhed eller procedure, så den kan fremstilles nøjagtigt uden at stole på menneskelig hukommelse.
En anden type dokumentationsspecialist er nogen, der samler påkrævede dokumenter fra andre. For eksempel, hvis en virksomhed har forsøgt at indsamle penge fra en klient og overvejer retssag, kan en dokumentationsspecialist muligvis blive bedt om at samle den originale købekontrakt, alle relevante fakturaer og eventuelle e-mails eller anden kommunikation, der er sendt til eller udvekslet med den pågældende klient. Denne type specialist kan også oprette uafhængige dokumenter, der giver yderligere detaljer eller beskriver, hvordan dokumenterne blev opnået.
Det er vigtigt at bemærke, at udtrykket ikke bør forveksles med udtrykket dokumentspecialist. En dokumentationsspecialist opretter eller samler dokumenter til det specifikke formål at spore information eller bevise noget. En dokumentspecialist er en person, der arbejder med eksisterende dokumenter og kan henvise til et stort antal job, lige fra kontorister i en kopibutik til håndskrifteksperter, der godkender historiske dokumenter.