Hva gjør en dokumentasjonsspesialist?
En dokumentasjonsspesialist er en profesjonell som har som hovedoppgave å enten opprette eller administrere dokumenter, eller begge deler. Dette kan inkludere dokumentasjonsprosesser, prosjekter og prosedyrer ved bruk av et antall medier. Det kan også inkludere å samle dokumenter fra en rekke interessenter og konsolidere dem til en brukbar fil eller dokument. Formålet med slik dokumentasjon kan variere fra historisk interesse til etablering av forretningspraksis til myndighetskrav.
I mange tilfeller er en dokumentasjonsspesialist den personen som faktisk gjør dokumentasjonen. Dette kan bety å skrive policy- og prosedyrehåndbøker basert på gjeldende praksis, eller det kan bety å lage en brukerhåndbok som dokumenterer hvordan et produkt skal brukes eller settes sammen. Det kan også bety å opprette en tidslinje for handlinger og kommunikasjoner når en prosess er diktert av tilsynsorganer, eller hvis den potensielt kan innebære en tvist eller søksmål. Det kan også bety å dokumentere hendelser og hendelser for en historisk registrering.
Som et eksempel kan du vurdere et selskap som er pålagt å ta spesifikke sikkerhetstiltak under en produksjonsprosess. En dokumentasjonsspesialist kan være ansvarlig for å se på prosessen være fullført på riktig måte og deretter lage et dokument som forteller arbeidstakere hvordan de skal gjenskape prosessen trinnvis. Dette arbeidet hjelper med trening og hjelper også med å vise regulerende organer at selskapet prøver å følge riktig prosedyre.
I forbindelse med eller i stedet for å skrive dokumenter, kan en dokumentasjonsspesialist være ansvarlig for å registrere hendelser og prosesser gjennom still- eller videofotografering. Dette kan inkludere å ta bilder av en bil som har vært i en ulykke med det formål å dokumentere skadene for et forsikringskrav eller søksmål. Det kan også inkludere filming av en spesiell hendelse eller prosedyre slik at den kan fremstilles nøyaktig uten å stole på menneskets minne.
En annen type dokumentasjonsspesialist er noen som setter sammen nødvendige dokumenter fra andre. For eksempel, hvis et selskap har prøvd å samle inn penger fra en klient og vurderer rettslige skritt, kan en dokumentasjonsspesialist bli bedt om å sette sammen den originale kjøpekontrakten, alle aktuelle fakturaer og eventuelle e-postmeldinger eller annen kommunikasjon som er sendt til eller utvekslet med den aktuelle klienten. Denne typen spesialister kan også lage uavhengige dokumenter som gir ytterligere detaljer eller beskriver hvordan dokumentene ble innhentet.
Det er viktig å merke seg at begrepet ikke bør forveksles med begrepet dokumentspesialist. En dokumentasjonsspesialist oppretter eller setter sammen dokumenter for det spesifikke formålet med å spore informasjon eller bevise noe. En dokumentspesialist er noen som jobber med eksisterende dokumenter og kan henvise til et stort antall jobber som spenner fra kontorister i en kopibutikk til håndskrifteksperter som autentiserer historiske dokumenter.