Co dělá správce výdajů?

Správce výdajů ověří zprávy o výdaji podniku a provádí platby příslušným jednotlivcům nebo společnostem po ověření a zacházení s jakýmkoli zneužíváním finančních prostředků. Zajišťuje, že všechny účty jsou nezbytné a přesné, což zabraňuje přehnaným nebo neoprávněným výdajům a ztrátě příjmů. Je také jeho odpovědností vést podrobné záznamy, a to jak elektronických, tak neelektronických příjmů a plateb. Protože noví zaměstnanci nebo poskytovatelé služeb tyto zásady a formuláře neznají vždy, vysvětluje nebo poskytuje správce výdajů. Podle potřeby také odpovídá na jakékoli dotazy týkající se politik a formulářů, například to, zda konkrétní výdaje kvalifikuje na úhradu společnosti.

Z daňových a právních důvodů správci výdajů shromažďují faktury a příjmy pomocí dokumentace, aby zajistili, že částka, která má být zaplacena, je oprávněná a přesná. Náklady administratioN je úzce spjat se zpracováním mezd a často se provádí stejnou osobou, tolik administrátorů ověřuje časové karty. Shromažďují také další údaje potřebné pro řádnou platbu, jako jsou čísla nebo adresy bank. To často znamená vytvářet kopie a vložit je do souboru společnosti, ale také to zahrnuje vstup do výdajů do počítačového systému a kódování všech nákladů, aby bylo zajištěno řádné přidělování rozpočtu a daňové zacházení.

Správa výdajů je složitý proces a dojde k chybám a dojde k chybám. Například zaměstnanec by mohl nesprávně vyplnit zprávu o nákladech, jinak by správce mohl náhodně povolit platbu na nesprávný účet. Pokud k těmto chybám dojde, musí správce najít zdroj nebo důvod chyby, informovat ty postižené a podniknout kroky k Remedy problém.

Ideální společnost je to, že všichni zaměstnanci léčí finanční prostředky a nemovitosti společnosti s úctou, ale ve skutečnosti se někteří zaměstnanci snaží získat podnik na pokrytí výdajů, které nejsou odpovědností společnosti nebo jsou vyšší, než je nutné. Když správce zjistí, že to někdo dělá, podnikne příslušná opatření podle politiky společnosti, jako je vydání verbálního varování nebo předložení důkazů o zneužívání vyšším úředníkům. To ne vždy činí správce populární mezi zaměstnanci, ale je pro správce důležité prosazovat politiky společnosti, pokud má vedení udržet auru autority.

Někdy, když správce výdajů zaujme novou pozici nebo jak se změní okolnosti společnosti, vidí způsoby, jak současný systém správy finančních prostředků není tak efektivní, jak by mohl být. Jako typ manažera má administrátor identifikovat oblasti, které by mohly používat zlepšení a brainstormingu o způsobech Change strategie výdajů nebo nástroje. Společnosti by mohly vyžadovat, aby předložil formální návrhy na jakékoli úpravy a předložil své nápady akcionářům nebo členům správní rady.

V některých společnostech jsou také problémy pojištění v rámci zájmu správce nákladů. Například možná budou muset zajistit platby za pojištění na firemní vozidla, protože poskytovatelé pojištění musí být placeni za služby podobné jakémukoli jinému prodejci. V těchto případech správce spojuje pojišťovny a všechny třetí strany.