Cosa fa un amministratore delle spese?
Un amministratore delle spese verifica le note spese di un'azienda, effettuando pagamenti a soggetti o società appropriati previa verifica e gestione di eventuali abusi di fondi. Garantisce che tutte le fatture siano necessarie e accurate, il che impedisce spese esorbitanti o non autorizzate e perdite di entrate. È anche sua responsabilità tenere registri dettagliati, sia elettronici che non elettronici, delle entrate e dei pagamenti.
Ogni azienda ha politiche e forme specifiche richieste per effettuare pagamenti e rimborsi. Poiché i nuovi dipendenti o fornitori di servizi non conoscono sempre queste politiche e questi moduli, l'amministratore delle spese li spiega o fornisce. Risponde inoltre a qualsiasi domanda relativa alle politiche e ai moduli, se necessario, ad esempio se una determinata spesa può beneficiare di un rimborso aziendale.
Per motivi fiscali e legali, gli amministratori delle spese raccolgono fatture e ricevute, utilizzando la documentazione per garantire che l'importo da pagare sia giustificato e accurato. L'amministrazione delle spese è strettamente legata all'elaborazione delle buste paga e spesso viene eseguita dalla stessa persona, quindi molti amministratori verificano i time card. Raccolgono anche altri dati necessari per il pagamento corretto come numeri o indirizzi di instradamento bancario.
Una volta che l'amministratore delle spese ha verificato che una spesa è legittima, deve tenere un registro delle spese. Spesso ciò significa fare copie e inserirle in un file aziendale, ma implica anche l'immissione delle spese in un sistema informatizzato e la codifica di tutte le spese per garantire una corretta allocazione del budget e un trattamento fiscale.
La gestione delle spese è un processo complesso e gli errori possono e si verificano. Ad esempio, un dipendente potrebbe compilare una nota spese in modo improprio o l'amministratore potrebbe autorizzare accidentalmente un pagamento sul conto sbagliato. Quando si verificano questi errori, l'amministratore deve individuare l'origine o il motivo dell'errore, informare le persone interessate e adottare misure per porre rimedio al problema.
L'ideale dell'azienda è che tutti i dipendenti trattino i fondi e le proprietà dell'azienda con rispetto, ma in realtà alcuni dipendenti cercano di convincere un'azienda a coprire spese che non sono a carico dell'azienda o che sono più elevate del necessario. Quando un amministratore scopre che qualcuno lo sta facendo, intraprende le azioni appropriate secondo la politica aziendale, come ad esempio emettere un avvertimento verbale o presentare prove dell'abuso a funzionari superiori. Ciò non sempre rende l'amministratore popolare tra i dipendenti, ma è fondamentale per l'amministratore applicare le politiche aziendali se il management deve mantenere un'aura di autorità.
A volte, quando un amministratore delle spese assume una nuova posizione o quando le circostanze dell'azienda cambiano, vede i modi in cui l'attuale sistema di gestione dei fondi dell'azienda non è efficiente come potrebbe essere. Come tipo di manager, l'amministratore dovrebbe identificare le aree che potrebbero utilizzare il miglioramento e fare brainstorming sui modi per cambiare la strategia o gli strumenti di spesa. Le società potrebbero richiedergli di presentare proposte formali per eventuali modifiche e presentare le sue idee agli azionisti o ai membri del consiglio di amministrazione.
In alcune società, anche le questioni assicurative rientrano nell'ambito di competenza dell'amministratore delle spese. Ad esempio, potrebbe essere necessario organizzare pagamenti per l'assicurazione sui veicoli aziendali, poiché i fornitori di assicurazioni devono essere pagati per servizi simili a qualsiasi altro fornitore. In questi casi, l'amministratore mantiene i contatti con le compagnie assicurative e con terzi.