Que fait un administrateur de dépenses?
Un administrateur de dépenses vérifie les rapports de dépenses d'une entreprise, effectue des paiements aux personnes ou entreprises appropriées après vérification et traite tout abus de fonds. Il veille à ce que toutes les factures soient nécessaires et précises, ce qui évite les dépenses exorbitantes ou non autorisées et les pertes de revenus. Il est également responsable de la tenue de registres détaillés, électroniques et non électroniques, des recettes et des paiements.
Chaque entreprise a des politiques et des formulaires spécifiques requis pour effectuer des paiements et des remboursements. Étant donné que les nouveaux employés ou fournisseurs de services ne connaissent pas toujours ces règles et formulaires, l'administrateur des dépenses les explique ou les fournit. Il répond également à toutes les demandes de renseignements concernant les politiques et les formulaires, le cas échéant, par exemple si une dépense donnée est éligible au remboursement de l'entreprise.
Pour des raisons fiscales et juridiques, les administrateurs de dépenses collectent les factures et les reçus, en utilisant la documentation pour s'assurer que le montant à payer est justifié et exact. L'administration des dépenses est étroitement liée au traitement de la paie et est souvent effectuée par la même personne. C'est pourquoi de nombreux administrateurs vérifient les cartes de temps. Ils rassemblent également d'autres données nécessaires au paiement, telles que les numéros ou adresses de routage bancaire.
Une fois que l'administrateur des dépenses a vérifié qu'une dépense est légitime, il doit en conserver un enregistrement. Souvent, cela signifie faire des copies et les mettre dans un fichier de la société, mais cela implique également de saisir les dépenses dans un système informatisé et de coder chaque dépense pour assurer une affectation budgétaire et un traitement fiscal appropriés.
La gestion des dépenses est un processus complexe et des erreurs peuvent se produire et se produisent. Par exemple, un employé peut remplir un rapport de dépenses de manière incorrecte ou l'administrateur peut accidentellement autoriser un paiement sur le mauvais compte. Lorsque ces erreurs se produisent, l'administrateur doit localiser la source ou la raison de l'erreur, en informer les personnes concernées et prendre des mesures pour remédier au problème.
L’idéal de la société est que tous les employés traitent leurs fonds et leurs propriétés avec respect, mais en réalité, certains employés essaient de faire en sorte que leur entreprise couvre des dépenses qui ne sont pas de la responsabilité de la société ou qui sont plus élevées que nécessaire. Lorsqu'un administrateur constate que quelqu'un a déjà agi de la sorte, il prend les mesures appropriées conformément à la politique de l'entreprise, notamment émettre un avertissement verbal ou soumettre une preuve de la violence à des fonctionnaires supérieurs. Cela ne rend pas toujours l'administrateur populaire parmi les employés, mais il est essentiel que l'administrateur applique les règles de l'entreprise si la direction souhaite conserver une aura d'autorité.
Parfois, lorsqu'un administrateur de dépenses prend un nouveau poste ou lorsque la situation de la société change, il voit comment le système actuel d'administration des fonds de la société n'est pas aussi efficace qu'il pourrait l'être. En tant que type de gestionnaire, l’administrateur est supposé identifier les domaines qui pourraient faire l’objet d’une amélioration et réfléchir aux moyens de modifier la stratégie ou les outils de dépense. Les entreprises peuvent lui demander de soumettre des propositions formelles pour toute modification et de présenter ses idées aux actionnaires ou aux membres du conseil.
Dans certaines entreprises, les questions d’assurance relèvent également de la compétence de l’administrateur des dépenses. Par exemple, ils pourraient être amenés à organiser des paiements d'assurance sur les véhicules de l'entreprise, les prestataires d'assurance devant être payés pour des services similaires à ceux de tout autre fournisseur. Dans ces cas, l'administrateur est en liaison avec les compagnies d'assurance et les tiers.